If you’re the person in your department responsible for sending out information to other staff or students, you’ve probably wished there was another way to make the process a bit easier and faster.
Well there is, and the system’s called Sympa (Systeme de Multi-Postage Automatique (i.e. Automatic Mailing System)). Sympa is perfect for administering and sending out mass e-mails, very easy to use and can also handle mail merging if needed.
If you’ve used Outlook to send emails to large group of people up till now, you would’ve noticed it limits you to 120 addresses. Sympa allows you to send to an unlimited amount of addresses. You can also create multiple lists and choose descriptive names for your lists. Just remember, the list’s name is also the email address you’ll be sending your mails from, so choose wisely.
To create a sympa distribution list, go to http://sympa.sun.ac.za and click on the “create list” tab. Rember to fill in all the fields on the form.
Alternatively, if this looks too daunting for you, you can put in a request at our service desk at help@sun.ac.za with the following information:
1. Who is the owner and responsible person for the list?
2. Who is allowed to send emails to the distribution list?
3. Should the list be visible or hidden on the Global Address List?
4. Should there be an expiry date on the list? (For example for conferences, etc. )
5. Who should be members of the list? (full list of user names in xls/xlsx format)
6. Who is requesting the distribution list?
7. Who is allowed to change the distribution list? (For example add names, etc.)
And before you say “Sympa!”, you’ll be able to send e-mails to your heart’s content. More information on Syma – http://en.wikipedia.org/wiki/Sympa
SOURCE: Pablo Korkie en Johan Loubser, IT
As jy die verantwoordelike persoon in jou departement vir die uitstuur van inligting aan ander personeellede of studente is, het jy waarskynlik al gewens daar is `n beter manier om die hele proses te vergemaklik.
Wel, daar is en die stelsel se naam is Sympa (Systeme de Multi-Postage Automatique (i.e. Automatic Mailing System)). Sympa is perfek vir die uitstuur en administrasie van massa e-posse, baie eenvoudig om te gebruik en kan selfs “mail merging” hanteer indien nodig.
Indien jy tot dusver Outlook gebruik het om e-posse te stuur aan groot groepe mense, het jy dalk al agtergekom dat daar `n beperking is op die aantal adresse waarheen jy kan stuur, naamlik 120. Sympa laat jou toe om aan `n onbeperkte hoeveelheid adresse te stuur. Jy kan ook verskeie lyste skep en die naam van die lys aanpas om meer beskrywend te wees. Onthou net, die naam van die lys is ook die e-pos adres waarvan jou e-pos gestuur gaan word, kies dus mooi!
Om `n sympa-lys te skep, kan jy dit self doen deur na http://sympa.sun.ac.za te gaan en te kliek op die “create list” oortjie. Onthou om al die velde op die vorm in te vul.
Alternatiewelik, as dit vir jou te oorweldigend lyk, kan jy ook `n versoek aan ons dienstoonbank stuur by help@sun.ac.za. met die volgende inligting:
1. Wie is die eienaar en verantwoordelike persoon vir die lys?
2. Wie mag stuur na die verspreidingslys?
3. Moet dit sigbaar of versteek wees in die Global Address List?
4. Vervaldatum van die lys?
5. Wie moet lede wees van die lys (volledige gebruikersname in xls/xlsx formaat)
6. Wie vra die verspreidingslys aan?
7. Wie mag die verspreidingslys aanpas? (byvoorbeeld nuwe lede byvoeg, ens.)
En voor jy kan sê “Sympa!”, sal jy na hartelus e-posse kan uitstuur. Meer inligting oor Sympa – http://en.wikipedia.org/wiki/Sympa
BRON: Pablo Korkie en Johan Loubser, IT
Tags: email, mailing lists, sympa
Dankie Pietman, ek’s bly jy kan dit gebruik!
Uistekend! ‘n Baie nuttige stukkie inligting!! Hou so aan!!