PoPI of PPI is die Protection of Personal Information Act, `n wet wat einde 2013 goedgekeur is en waarvan die doel is om te verseker dat alle Suid-Afrikaanse instellings op `n verantwoordelike wyse persoonlike inligting van individue insamel, verwerk, stoor en deel. Die wet hou ook instansies verantwoordelik as enige persoonlike inligting misbruik of blootgestel word.
Dit bevoordeel dus vir jou as individu en eienaar van jou persoonlike inligting en gee aan jou sekere regte om beskerm te word en gee ook aan jou beheer oor hoe jou inligting gebruik mag word.
Maar wat, volgens PoPI, is persoonlike inligting (PI)? Persoonlike inligting is enige informasie wat te doen het met `n lewende persoon, en waar toepaslik, `n bestaande jursitiese persoon. Dit sluit die volgende in:
Ras, geslag, swangerskap, huwelikstatus, nasionaliteit of etniese herkoms, seksuele orientasie, ouderdom, fisiese of geestelike welstand, ongeskiktheid, geloof, gewete, geloof, kultuur, taal en geboortedetails;
Opvoeding-, mediese, finansiële, kriminele of werknemersgeskiedenis;
Biometriese informasie, persoonlike opinies, menings of voorkeure; ID nommer, studentenommer, e-posadres, fisiese adres, telefoonnommer en privaat of persoonlike korrespondensie.
PI soos biometriese inligting, mediese status, geloofsoortuigings, onder andere, word as Spesiale PI beskou (in afdeling 26 van die wet beskryf). Spesiale PI is onderhewig aan strenger beskermingsmaatreëls.
M.a.w. as die inligting die persoon kan identifiseer, is dit persoonlike inligting.
Daar bestaan 8 beginsels insake die beskerming van PI volgens POPI. Die beginsels word aan die hand van enkele voorbeelde in die universiteit se konteks verduidelik:
| BEGINSEL | BESKRYWING | VOORBEELD |
| Accountability | The organisation must ensure that the principles and measures in the Act are complied with. | Die US vestig verantwoordbaarheid en verantwoordelikhede, rolle en organisasie, beleide en prosedures om aan die bepalings van PoPI te voldoen. |
| Processing limitation | PI may only be processed in a fair and lawful manner with the consent of individuals. | Die US mag slegs die nodige PI m.b.t. ʼn voornemende student, student en alumnus, byvoorbeeld, met die toestemming van die persoon vaslê. |
| Purpose specification | PI may only be processed for specific, explicitly defined and legitimate reasons. | Elke PI item in die aansoekvorm moet slegs vir ʼn spesifieke en legitieme rede vir die doeleindes van voornemende studie vasgelê word. ʼn “Kerkverband” sou dus bevraagteken kon word. |
| Further processing limitation | PI may not be processed for a seconday purpose unless that processing is compatible with the original purpose. | PI wat deel uitmaak van navorsingsdata wat vir ʼn spesifieke navorsingsprojek vasgelê is, mag nie vir ʼn ander navorsingsprojek aangewend word nie. |
| Information quality | The organisation must ensure that PI is accurate, reliable and up=to-date. | Die onus berus by die US om te verseker dat PI omtrent alumni, studente, voornemende studente, skoliere, ens. akkuraat en op-datum is. |
| Openness | The Regulator and the data subject to be aware that PI is being collected by the organisation. | Potensiële voornemende studente het ʼn reg om ingelig te word dat die US PI omtrent hulle vaslê, en vir welke rede. |
| Security safeguards | PI must be kept secure against the risks of loss, unauthorised access, interference, modification, destruction or disclosure. | Die Afdeling IT verseker dat die beleide, gereedskap en beheermaatreëls in plek is en aan gebruikers voorsien word om lekkasie van of ongeoorloofde toegang tot PI te voorkom. |
| Data subject participation. | Data subjects may request the correction/deletion of any PI held about them that may be inaccurate or misleading. | Dit impliseer dat ʼn alumnus die PI wat die US omtrent hom/haar het, kan ondersoek en vra dat foute reggestel word of uitgewis word. |
Daar word aangeneem dat PoPI in werking gestel sal word vroeg in 2015 en dat die Universiteit gevolglik, 12 maande gegun sal word om daaraan te voldoen.
Reeds in 2013 is die projek by die US om aan PoPI te voldoen, goedgekeur. Oor `n tydperk van `n jaar het `n multi-dissiplinêre projekspan, onder mnr Ralph Pina, Direkteur: IT (Ontwikkeling) se leierskap, en Mobius Consulting ‘n gapings-analise gedoen en `n padkaart ontwikkel. Hierdie fases is sopas afgehandel en die verslag is verlede week voorgelê. Die remediërende fases sal in die komende jaar uitgevoer word.
