We’ve all experienced that sinking feeling sometime or another: when you realise the big interview you thought was tomorrow is actually today. Or when you have to cancel going out with your best friend because you forgot you had to be somewhere else. Or when you get a call from someone important asking why you didn’t show up for your meeting with them.

The fact of modern life is this: it’s busy. There’s a lot to keep track of:  meetings, birthdays, events and, of course, your social life, to name but a few. To try to remember all of this is a waste of mental energy – energy that you could have put to better use.

Using a paper planner is a step forward, in the sense that you don’t have to remember everything. But really, keeping track of your life can be better, easier and more fun. And that’s precisely where a digital calendar comes into the picture.

A digital calendar:

1. Let’s you easily create events (including repeating ones) and move them around – much better than having to cross out or erase in a paper planner;
2. Can present your schedule to you in different formats, e.g. as a list of upcoming events, a day view, week view, month view, etc. – useful in different situations;
3. Let’s you set reminders for important events;
4. Let’s you store additional information with an event, e.g. where it takes place, as well as a description; and
5. Let’s you search your events – extremely handy in the rare cases when you need it.

As an added extra, a digital calendar doubles as a diary of sorts: you’ll easily be able to navigate back in time to see what you did at a specific point in the past.

There are a number of digital calendar tools available today, some as software that you install on your computer (e.g. Microsoft Outlook) and some as “cloud” calendars (i.e. where your data is securely stored online). While you can experiment with what works for you, Google Calendar – a free, cloud-based calendar – is bound to be a good choice, because it’s simple to use and easily synced with multiple devices (e.g. your phone, tablet and computer).

Google Calendar (Free)

Once you’ve signed up, you’ll get a blank calendar, ready for you to start adding events. You’ll be able to access your calendar from any computer with an internet connection by entering the above address in your web browser. If you have a smartphone or tablet, you can easily set it up to synchronise events with your Google Calendar, so you will have your schedule with you (and can add new events) wherever you go. Reading the welcoming page will get you up and running with all this and more in no time.

When it comes to entering events, it’s all or nothing.

To get the most out of your digital calendar you’ll need to commit to adding everything you want to keep track of. No more “I don’t need to add that meeting; I’m sure I’ll remember it”. If you can’t look at your calendar and trust that it’s really giving you a complete picture of your schedule, it’s really of no use.

What this means in practical terms:

1. Whenever someone wants to schedule something with you, take a look at your calendar first. The initial comments from your friends will stop as soon as they see how much easier it makes your life.
2. Once you have a date or time for an activity, create a new event immediately, so as to prevent forgetting to add it later. For example, the moment you hear about a test in class, you and your friend decide on a coffee date or you see a notice of your favourite band performing in Aandklas or Bohemia, quickly jot it down in your calendar.

The easiest way to accomplish both of the above is to have your calendar set up on your phone or tablet (see the previous section). While the above may sound like a cumbersome habit, you’ll get used to it very quickly. And from what you’re going to gain from it, it’s totally worth it.

By simply taking a look at your calendar before scheduling events and entering new ones the moment you hear about them, you’ll already be able to get a better grip on the practicalities of your daily life. To get even more from your calendar, use these pointers:

• Create sub-calendars for different facets of your life (e.g. “Tests and exams”, “Classes and tuts”, “Projects” and “Personal and social”);
• Add repeating events for your classes;
• Use event descriptions to add handy information (e.g. the scope of a test or the topic of a meeting);
• Add “TBC” (To be confirmed) or “TBD” (To be decided) after event titles to keep track of events of which the time is tentative (e.g. “John’s braai TBC”), or of events that you haven’t decided whether or not you want to go. This prevents you from accidentally scheduling events in those time slots because you didn’t see that there already was a chance of something else going on.
• Create a daily to-do list on your calendar by adding all-day events with “[ ]” in front of the title (e.g. “[ ] Buy groceries”). Once you’ve completed the task, ‘tick’ the box by changing the text to “[X]” (e.g. “[X] Buy groceries”). It’s a simple trick, but very powerful.

While using a digital calendar will certainly add value to your life, there’s perhaps one last, more general principle you need to bear in mind: don’t over-organise. Leave room for the unexpected, spontaneous and serendipitous; don’t be a calendar fundamentalist (“if it’s not on my calendar, it’s not happening”). At the same time, don’t lose your reins on life and allow it to run away with you. After all, a calendar is there to help simplify your life. And, if you use it well, it certainly will.

[ARTICLE BY JOHANNES JONKER]

Ons het almal reeds een of ander tyd daardie bang voorgevoel gehad: wanneer jy besef die groot onderhoud wat jy gedink het môre is, eintlik vandag is. Of wanneer jy ’n uitstappie met jou beste vriend moet kanselleer, omdat jy vergeet het jy het iets anders aan. Of wanneer jy ’n oproep kry van ’n belangrike persoon om te vra hoekom jy nie by die vergadering met hulle was nie.

Die waarheid van die moderne lewe is: dis besig. Daar is baie waarmee jy op hoogte van moet bly: vergaderings, verjaarsdae, geleenthede en, natuurlik, jou sosiale lewe – om net ’n paar te noem. Om al hierdie goed te probeer onthou is ’n gemors van geestelike energie – energie wat jy beter kan gebruik.

Om van ’n papierbeplanner te gebruik is reeds ’n goeie stap, in die sin dat jy nie meer alles hoef te probeer onthou nie. Maar werklik, om op hoogte van jou lewe te bly kan betermakliker en baie meer pret wees. En dit is presies waar ’n digitale kalender in die prentjie inkom.

’n Digitale kalender:

1. Maak dit vir jou maklik om geleenthede te skep (insluitend dié wat herhalend is) en hulle rond te skuif – wat baie beter is as om goed op ’n papierbeplanner uit te krap of uit te vee;
2. Kan jou skedule in verskillende formate aan jou wys, bv. as ’n lys opkomende geleenthede, ’n dag-sig, week-sig, maand-sig, ens. – nuttig vir verskillende situasies;
3. Laat jou toe om herinnerings te stel vir belangrike geleenthede;
4. Laat jou addisionele inligting stoor m.b.t. ’n geleentheid, bv. waar dit plaasvind, sowel as ’n beskrywing; en
5. Laat jou toe om jou geleenthede te deursoek – baie nuttig in die seldsame gevalle wanneer jy dit nodig het.

As ’n bykomende ekstra dien ’n digitale kalender ook in ’n sekere mate as ’n soort dagboek: jy sal maklik terug kan navigeer om te sien wat jy op ’n spesifieke tydstip in die verlede gedoen het.

Daar is ’n groot verskeidenheid digitale kalender gereedskap wat tans beskikbaar is – sommige as sagteware wat jy op jou rekenaar installeer (bv. Microsoft Outlook) en sommige as “cloud” kalenders (m.a.w. waar jou data sekuur aanlyn gestoor word). Hoewel jy natuurlik kan eksperimenteer om uit te vind wat vir jou werk, is die kanse goed dat Google Calendar – ’n gratis, cloud-gebaseerde kalender – ’n goeie keuse sal wees aangesien dit eenvoudig is om te gebruik en maklik met verskeie toestelle gesinkroniseer kan word (bv. jou foon, tablet en rekenaar).

Google Calendar

Sodra jy aangesluit het, sal jy ’n oningevulde kalender ontvang wat gereed is vir jou om te begin om geleenthede by te voeg. Jy sal vanaf enige rekenaar toegang tot jou kalender kan kry solank jy internettoegang het en die adres hierbo in jou webblaaier insleutel. Indien jy ’n slimfoon of tablet het, is dit maklik om dit op te stel om geleenthede met jou Google Calendar te sinkroniseer, wat beteken jy het jou skedule byderhand (en kan nuwe geleenthede byvoeg) waar jy ook al is. Deur die verwelkomingsblad te lees, sal jy vinnig aan die gaan kom.

Wanneer jy geleenthede invoeg, is dit alles of niks.

Om die meeste uit jou digitale kalender te put, sal jy jouself daartoe moet verbind om alles in te voeg waarmee jy tred wil hou. Dis nou nie meer tyd vir “Dis nie nodig om daardie vergadering in te voeg nie; ek’s seker ek sal dit onthou”. As jy nie na jou kalender kan kyk en kan vertrou dat dit jou ’n volledige beeld van jou skedule gee nie, is dit nutteloos.

In praktiese terme beteken dit dat:

1. Elke keer dat iemand iets met jou wil skeduleer, kyk eers na jou kalender. Die aanvanklike opmerkings deur jou vriende sal ophou sodra hulle sien hoeveel makliker dit jou lewe maak.
2. Sodra jy ’n datum of tyd vir ’n aktiwiteit het, moet jy ’n nuwe geleentheid onmiddellik skep sodat jy nie vergeet om dit later by te voeg nie. Byvoorbeeld, die oomblik wat jy in die klas hoor van ’n toets, jy en jou vriende besluit om saam koffie te drink of jy ’n kennisgewing sien dat jou gunsteling musiekgroep in Aandklas of Bohemia optree, maak ’n vinnige nota daarvan in jou kalender.

Die maklikste manier op albei punte hierbo uit te voer, is om jou kalender op jou foon of tablet op te stel (sien vorige afdeling). Hoewel dit dalk soos ’n lastige gewoonte klink, sal jy vinnig daaraan gewoond raak. En dit is absoluut die moeite werd as jy sien wat jy daaruit sal kry.

Deur eenvoudig na jou kalender te kyk voor jy geleenthede skeduleer en nuwes in te skryf sodra jy van hulle hoor, sal dit reeds vir jou moontlik wees om beter houvas te kry oor die praktiese sake betreffende jou lewe. Gebruik die volgende wysers om selfs meer uit jou kalender te put:

• Skep subkalenders vir verskillende fasette van jou lewe (bv. “Toetse en eksamens”, “Klasse en tuts”, “Projekte” en “Persoonlik en sosiaal”);
• Voeg herhalende geleenthede vir jou klasse by;
• Gebruik geleentheidsbeskrywings om nuttige inligting by te voeg (bv. waaroor ’n toets gaan of die onderwerp van ’n vergadering);
• Voeg inligting by soos “TBC” (To be confirmed) of “TBD” (To be decided) of iets soortgelyks ná geleentheidstitels om tred te hou met geleenthede waarvan die tyd tentatief is (e.g. “Jan se braai TBC”), of met geleenthede waaroor jy nog nie seker is of jy wil gaan of nie. Dit keer dat jy per ongeluk ander geleenthede in daardie tydgleuwe skeduleer omdat jy nie gesien het dat daar reeds ’n kans is dat iets ander gebeur nie.
• Skep ’n daaglikse taaklys op jou kalender deur heeldag- geleenthede in jou kalender in te voeg met “[ ]” voor die titel (bv. “[ ] Koop kruideniersware”). Wanneer jy hierdie taak verrig het, hoef jy net die blokkie te merk deur die teks na “[X]” te verander (bv. “[X] Koop kruideniersware”). Dis ’n eenvoudige truuk maar baie kragtig.

Hoewel die gebruik van ’n digitale kalender sonder twyfel waarde aan jou lewe sal voeg, is daar miskien ’n laaste, meer algemene beginsel wat jy in gedagte moet hou: moenie óór organiseer nie. Laat ruimte vir iets onverwags, spontaan en gelukkig-toevallig; moenie ’n kalender fundamentalis wees nie (“as dit nie op my kalender is nie, vergeet daarvan”). Maar jy moet terselfdertyd ook nie jou beheer oor jou lewe verloor en toelaat dat dit met jou weghol nie. ’n Kalender is tog daar om jou te help om jou lewe te vereenvoudig. En as jy dit góéd gebruik, sal dit beslis gebeur.

[ARTIKEL DEUR JOHANNES JONKER]

This entry was posted on Friday, July 25th, 2014 at 12:00 pm and is filed under Communication. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. Both comments and pings are currently closed.