In a previous post we introduced you to Zotero, a powerful referencing tool. This time around, we’ll  show you how it works.

COLLECTING RESOURCES

There’s a cool screencast showing all of the below, as well as a great guide.

Zotero’s first ‘killer’ feature is the fact that it makes it much quicker and easier to accurately collect information about your sources. In most cases, you can grab all of the information required for a citation (e.g. title, date, publisher and place, in the case of a book) in a single click, while you are viewing the specific item on your preferred research/library website (e.g. Google Scholar, JSTOR, EBSCOHost). There are four ways to collect sources:

1. Use the icon in the address bar. On most websites, Zotero will add an icon to the right-hand side of the top address bar. When clicking that icon, Zotero will automagically grab the metadata of the item you’re currently viewing (e.g. a book on Google Books, a journal article on JSTOR, etc.) and create a new item in your library.
2. Use your research/library website’s “Export” function. Most research websites will have an “Export” link somewhere on the page. Zotero will happily create a new item in your library when you click that link. This is especially handy when you’re viewing search results on a website like Google Scholar, because you’ll be able to add many sources very quickly (i.e. when you’re grouping everything that looks interesting to look at it at a later stage).
3. Enter a book’s ISBN. If you work with printed books, you’re probably used to flipping to the front matter of the book and trying to decipher the fine print for details such as the publisher, place and year of publication. In this case, Zotero’s magic is particularly spectacular. Simply click the ‘magic wand’ tool in Zotero, enter the book’s ISBN and press ENTER. Nearly instantaneously, Zotero will contact a number of worldwide ISBN services, get the correct metadata for your book and create a new item in your library.
4. Manually create a new item. In the very rare case that none of the above three methods is available, you can create a new item and enter its details by hand (read: keyboard).

CITING YOUR SOURCES AND GENERATING A BIBLIOGRAPHY

Once you’ve collected all of your sources in your Zotero library, you can start citing them in Microsoft Word (and other word processor) documents. This is Zotero’s second ‘killer’ feature: that it does all of the style formatting dirty work behind the screens. You simply position your cursor where you want to add a citation, go to the “Add-ins” tab in Word and click the “Insert Citation” icon. This will bring up an inviting, red-bordered textbox, in which you can type the title/author of your source(s). Pressing ENTER will add a neat citation in your preferred style. On that note: there are more than 6000 styles available for download from the Zotero website.

Many students will know the sinking feeling of having finished the actual writing of their paper/report/thesis, only to remember that the bibliography is still conspicuously absent. Here, Zotero’s third ‘killer’ feature kicks in: it keeps track of what you’ve cited in your document and generates a complete bibliography, in your selected style, at the click of a button.

In `n vorige bloginskrywing het ons  jou vertel van Zotero, `n kragtige verwysingsmiddel. Dié keer verduidelik ons hoe dit werk.

VERSAMELING VAN BRONNE

Daar’s ’n cool skermopname (screencast) wat al die aspekte hieronder illustreer, sowel as ’n baie goeie gids.

Zotero se eerste ‘wenner’ eienskap is die feit dat dit vir jou makliker en vinniger maak om die inligting oor jou bronne akkuraat te versamel. In die meeste gevalle kan jy al die inligting wat vir ’n aanhaling nodig is (bv. titel, datum, uitgewer en plek – in die geval van ’n boek) met ’n enkele klik “gryp” terwyl jy na die spesifieke item op jou verkose navorsings/biblioteekwebwerf kyk (bv. Google Scholar, JSTOR, EBSCOHost). Daar is vier maniere om bronne te versamel:

1. Gebruik die ikoon in die adreslyn. Op die meeste webwerwe dal Zotero ’n ikoon aan die regterkant  van die boonste adreslyn byvoeg. Wanneer daar op hierdie ikoon geklik word, sal Zotero outomagies die metadata van die item waarna jy tans kyk, gryp (bv. ’n boek op Google Books, ’n wetenskaplike artikel op JSTOR, ens.) en ’n nuwe item in jou biblioteek skep.
2. Gebruik jou navorsings/biblioteekwebwerf se “aflaai” (Export) funksie. Die meeste navorsingswebwerwe sal ’n “aflaai” skakel êrens op die blad hê. Zotero sal sonder probleme ’n nuwe item in jou biblioteek skep wanneer jy op daardie skakel klik. Dít is veral nuttig wanneer jy na soekresultate op ’n webwerf soos Google Scholar kyk, omdat jy baie bronne baie vinnig sal kan byvoeg (m.a.w. wanneer jy alles wat interessant lyk, saam groepeer om later daarna te kyk).
3. Sleutel ’n boek se ISBN in. Indien jy met gedrukte boeke werk, sal jy daaraan gewoond wees om na die boek se voorste bladsye te blaai en die fyn druk te probeer lees vir die besonderhede soos die uitgewer, en die plek en jaar van publikasie. In hierdie geval is Zotero se toorkuns veral skouspelagtig. Klik eenvoudig op die ‘towerstaffie’ knoppie in Zotero, sleutel die boek se ISBN in en druk die doensleutel ENTER. Amper onmiddellik sal Zotero ’n aantal wêreldwye ISBN-dienste kontak, die korrekte metadata van die boek kry en ’n nuwe item in jou biblioteek skep.
4. ’n Nuwe item met die hand skep. In die seldsame geval dat nie een van bogenoemde maniere beskikbaar is nie, kan jy ’n nuwe item skep en die besonderhede met die hand invoeg (d.w.s. op die sleutelbord).

AANHALING VAN BRONNE EN DIE SKEP VAN ’N BIBLIOGRAFIE

Sodra jy al jou bronne in jou Zotero-biblioteek versamel het, kan jy begin om hulle in Microsoft Word (en ander woordverwerker) dokumente aan te haal. Hierdie is Zotero se tweede ‘wenner’ eienskap: dat dit al die vuil werk van die stylformattering agter die skerms doen. Jy plaas eenvoudig jou muiswyser waar jy die aanhaling wil invoeg, gaan na die “Add-ins” tab in Word en klik die “Insert Citation” ikoon. Dit sal ’n aanloklike teksboks met ’n rooi rand oopmaak waarbinne jy die titel/outeur van jou bron(ne) kan tik. Deur die doensleutel ENTER te druk, sal ’n netjiese aanhaling in jou voorkeurstyl bygevoeg word. Nog iets: daar is meer as 6 000 style wat van die Zotero-webwerf afgelaai kan word.

Baie studente sal die bang voorgevoel ken wat opduik wanneer hulle klaar is met die eintlike skryf van hulle skripsie/verslag/tesis, net om te onthou dat die bibliografie skitter deur sy afwesigheid. Dit is hier waar Zotero se derde ‘wenner’ eienskap intree: dit hou tred van wat jy in jou dokument aangehaal het en genereer ’n volledige bibliografie, in jou verkose styl, met die klik van ’n knoppie.

[ARTIKEL DEUR JOHANNES JONKER]