Gereelde Vrae

Al die Gereelde Vrae

Algemeen

Waarom het ons 'n nuwe Studente-inligtingstelsel nodig?

Ons huidige, intern ontwerpte Adabas Natural-studente-inligtingstelsel (SIS), wat deurlopend sedert 1989 ontwikkel is, is aan die einde van sy lewensiklus. Die stelseltegnologie is verouderd, programmeringsvaardighede is skaars, en belangrike ontwikkelings- en steunpersoneel tree binnekort af.

Op strategiese vlak moet ons toegang verbreed deur meer buigsaam te wees in ons bedrywighede. Dít sluit in die vermoë om ook nie-tradisionele kursusse en programme, semesters en kwartale, hibriede leer, ensovoorts te bestuur. Boonop het ons akkurate, intydse data nodig wat deur middel van gebruikervriendelike ontledingsinstrumente en paneelborde voorsien word om meer ingeligte, doeltreffende institusionele besluite te neem.

Hierdie projek is nie tot 'n enkele organisatoriese omgewing beperk nie, maar strek oor die hele instelling.

Hoe sluit hierdie projek aan by die Universiteit se oorhoofse strategie?

Die projek ondersteun vyf van die US se kern strategiese temas waarmee die Universiteit die volgende eeu sal betree. Dié temas is soos volg:

  • ‘n Florerende Universiteit Stellenbosch
    Gedurende die eksterne evaluering van die Registrateursafdeling (RA) in 2017 het die paneel opgemerk dat die Studente-inligtingstelselprojek (soos dit destyds genoem is) waarskynlik een van die belangrikste faktore is om die strategiese prioriteite van nie net die RA nie, maar van die ganse instelling te verwesenlik. Met die SUNStudent-projek (soos dit deesdae bekend is) sal ons 'n doelgeskikte stelsel skep wat diepgaande en volhoubare verandering en vernuwing in alle fasette van die administrasie van die studentelewensiklus sal teweegbring, van werwing tot graduering en daarna. Die stelsel sal ook verslagdoening oor studentedata verbeter. 'n Soepel, aanpasbare en responsiewe stelsel vir studente-administrasie en -inligting sal die US help floreer.
  • 'n Transformerende studente-ervaring
    Die stelsel sal 'n unieke, pasgemaakte studente-ervaring bied deur ons studentegemeenskap van omvattende steundienste en leiding van gehalte te voorsien, en akkurate, flink en gepaste kommunikasie met ons teikenstudentekohorte moontlik te maak.
  • Doelgerigte vennootskappe en inklusiewe netwerke
    Die stelsel sal skakelingsgeleenthede vir, en die US se bande met, ons uitgebreide alumnigemeenskappe help versterk en uitbou.
  • Genetwerkte en samewerkende onderrig en leer
    Die projek sal die digitale strategie as 'n grondslag vir digitale vaardigheid ondersteun. Dit sal ook die voortgesette vernuwing van die Universiteit se akademiese programme verseker deur 'n stelselmatige proses met duidelik omskrewe rolle en verantwoordelikhede vir die verskillende rolspelers.
  • Voorkeurwerkgewer
    Die stelsel sal die welstand van ons personeel help verbeter deur 'n instaatstellende omgewing te skep vir groter doeltreffendheid en verhoogde produktiwiteit. Dít sal personeel se gevoel van sin en waarde binne die instelling versterk omdat hulle tot 'n uitnemende US bydra.
Wie is betrokke by die projek?

Alle personeel in steun- en akademiese rolle wat met studente skakel, studente-inligting gebruik en/of akademiese administratiewe take of prosesse uitvoer. Dit sluit al die kampusse op Stellenbosch, Tygerberg, Worcester, Bellville en Saldanha in.

Wat is die projekomvang?

Die projek dek die volgende studente-inligting-besigheidsareas wat in fases lewendig sal gaan gebaseer op die studente-lewensiklus:
Fase 1: Aansoeke/Toelatings - Werwing - Katalogus vir Aansoeke/Toelatings
Fase 2: Programvordering van studente - Hertoelatings (assessering van studente om studie voort te sit) - Skedulering van lokale en allokasie van klasse - Bestuur van Verenigings en Sportklubs - Kurrikulumbestuur - Dissiplinêre aksie, Registrasie - Ko-kurrikulêre Inligting - Verkiesings - Mentorskap/Akademiese Steun - Fase 2-besigheidsareaskatalogus
Fase 3: Bestuur van Nagraadse Studente - Bestuur van Eetsaal-etebesprekings - Studenterekeninge/-gelde - Koshuisbestuur - Tesisbestuur - Finansiële Hulp - Studente-assessering/puntevaslegging - Eksamenvergunnings (bv. addisionele skryftyd) - Graadoudit en Gradeplegtighede - Amptelike rapportering - Bestuur van Eksamens - Somer-/Winterskole - HEMIS - SUNi - Studenteleningterugbetalings - Handboekbestellings - Kortkursusse

Hoe lyk die projektydlyn?

Hoewel die stelselvernuwingsprojek aanvanklik in 2013 begin het, het implementering van SUNStudent in Mei 2018 'n aanvang geneem met 'n gefaseerde proses. datums vir "lewendig gaan" en 'n beplande finale voltooidatum van die einde van Kwartaal 1 2022. Verwys na die Projekbestuuroortjie (tab).
Fase 1: Februarie to Maart 2021
Fase 2: November tot Desember 2021
Fase 3: Januarie tot Maart 2022

Waar kan ek die projekplan kry?

Klik gerus op die "Projekbestuur" -oortjie (tab) op die SUNStudent-webwerf.

Hoe skakel die projekmylpale in by die US se akademiese kalender?

Projekfunksies sal geaktiveer word soos en wanneer die aktiwiteit in die loop van 'n akademiese jaar moet begin.
Klik gerus op die "Projekbestuur"-oortjie (tab) op die SUNStudent-webwerf.

Wat word van my verwag met betrekking tot die projek?

Vir die Bloudrukfase of Gebruikersaanvaarding-toetsingfases van die projek sal ons jou vra om werksessies of opleidingsessies by te woon en kommentaar te lewer waar dit nodig is. Benut asseblief hierdie geleentheid om vrae te vra, enige kwessies te opper en terugvoering te gee.

Hoe en wanneer sal die US oor die projek kommunikeer?

Verskeie kanale sal vir kommunikasie gebruik word. Dit sluit in die SUNStudent-webwerf, die e-nuusbriewe vir personeel, en toegespitste boodskappe op die institusionele webwerf. SUNStudent-e-posboodskappe - ander bestuursvergaderings, US-personeelsessies.

Sê nou ek het vrae oor die projek?

Stuur gerus 'n e-pos na sunstudent@sun.ac.za . Jou versoek sal aan die Projekbestuurskomitee (PBK) voorgelê word, wat dit sal hanteer of, indien dit nodig is, verder sal verwys.

Sal die SUNStudent-implementering my werk beïnvloed?

In hierdie stadium is dit nog nie duidelik of en hoe enige rolle geraak sal word nie. Die stelsel sal na verwagting doeltreffendheid verbeter sodat personeellede slimmer kan werk, nie harder nie. Die werklike impak hiervan sal eers na implementering duidelik wees, en sal ook nie dieselfde wees vir die hele instelling nie. Die spesifieke omgewing sal die impak van nuwe funksies in die stelsel op bestaande posomskrywings moet bepaal en dan die nodige aanpassings maak.

Tot watter funksies sal studente op hulle selfone toegang hê?

Die toepassing is toestel-agnosties, wat beteken die stelsel kan vanaf enige toestel met internettoegang gebruik word. Gebruikers se toegang tot besigheidsareas en data (hetsy op 'n persoonlike, skoot- of tabletrekenaar of foon) sal deur hulle toegekende rol bepaal word.

Wat behels die bloudrukontwerpfase?

Die funksionaliteit van die Serosoft Academia-stelsel en die US se vereistes vir 'n bepaalde besigheidsarea word in 'n besigheidsarea-bloudrukdokument, soos deur Serosoft opgestel, aangeteken Sodra die US die bloudruk van Serosoft ontvang, gaan die Universiteit dit na, kom met Serosoft oor enige vereiste veranderinge ooreen, en keur dit goed. Serosoft sal die dokument dan gebruik om ons stelsel te ontwerp.

Wat is 'n bloudrukdokument?

'n Bloudrukdokument sit die US-prosesvloei en -vereistes vir elke funksie uiteen. Klik gerus op die "Terminologieë"-oortjie ('tab') op die SUNStudent-webwerf.

Hoe werk die proses om die bloudrukdokument goed te keur?

Vir elke besigheidsarea sal 'n Verantwoordelike persoon(e) ('n Funksionele vakinhoudkenner (VIK)) aangewys word, wat die proses sal bestuur om die bloudrukdokument te voltooi en te laat goedkeur. Die Verantwoordelike persoon(e) sal ander belanghebbendes (Gekonsulteerdes) aanwys om hulle te help om die dokument te voltooi. Die final afteken is die verantwoordelikheid van die Aanspreeklike persoon(e) (normaalweg 'n Senior of Hoofdirekteur) wat die besigheidsarea in die toekoms sal 'besit', asook die Stuurkomitee se Voorsitter. Belangrike kwessies/besluite wat in die nasienproses uitgelig word, sal in die bloudrukdokument ingesluit word en na die relevante peroon of struktuur ge-eskaleer vir verifikasie en afteken. Alle pogings sal aangewend word om eskalasies/besluite vinnig af te handel sodat die projek nie vertraag word nie.

Wie is die Aanspreeklike - en Verantwoordelike eienaars?

Hierdie rolspelers word op die oomblik geïdentifiseer en goedgekeur. Klik gerus op die Bloudrukproses-oortjie (tab) en Fase 1 'RACI'-diagram.

SUNStudent en SUNFin is twee gelyklopende projekte wat albei die Universiteit se prosesse beïnvloed.Waar kruis die twee stelsels?

Die belangrikste interseksies is studentegeld, beurse en lenings. Albei projekte het integrasiewerkstrome en -spanne wat die vereiste integrasies identifiseer, ontleed, ontwerp en implementeer.

Hoe sal My.SUN deur SUNStudent beinvloed word?

SUNStudent sal 'n "Studenteportaal" aanbied, en 'n groot gedeelte van die funksionaliteit wat studente en akademiese personeel sal gebruik"sentraliseer". My.SUN het gesorg dat verskeie onafhanklike toepassings bymekaar gebring kon word - die meeste van hierdie voormalige toepassings sal nou met funksionaliteit in SUNStudent vervang word. Die manier wat My.SUN benut sal word, is ook ingesluit in die Digitalemedia-hersiening van US-webwerfbenutting.

Wat is die verskil tussen Academia en SUNStudent?

Academia is die naam van die Studente-inligtingstelsel-produk wat Serosoft wêreldwyd bemark. Jy sal hulle handelsmerk en logo orals in die stelsel as aanduiding sien. Die term SUNStudent was aanvaar toe die projek afgeskop het om 'n nuwe Student-inligtingstelsel te kies en dan te implementeer. Somtyds word hierdie terminologieë verwisselbaar gebruik, maar SUNStudent het gebly om aan te dui dat dit die gekonfigureerde en geïntegreerde Academia-produk in ons omgewing is.

Nuwe Tegnologie

Wat is die impak as die internet nie beskikbaar is nie?

Die risiko van 'aftyd', word versag deur 'oorbodige' netwerkroetes na en van die (primêre en sekondêre) datasentrums waar SUNStudent gehuisves word, en om enkele punte van mislukking tussen die datasentrums en die kampusse te elimineer. In die onwaarskynlike geval waar Internetkonneksie met een van die kampusse breek (bv. ernstige veselbreek), sal toegang na SUNStudent nog steeds beskikbaar wees deur ander kanale (bv. via sellulêre netwerke). Dit is omdat SUNStudent aangebied word in nie-kampus-datasentrums wat bedryf word deur maatskappye soos Microsoft, Amazon en Oracle, wat addisionele meganismes in plek het om konneksieprobleme in verskillende wêrelddele te oorkom. Omdat hierdie "wolk"-verskaffers ook Suid-Afrikaanse infrastruktuur voorsien, sal ons verder van internasionale konnektiwiteitsprobleme geïsoleer wees.

Projekbestuur

Wat is die Covid-19-impak op die projektydlyne en -aflewerbares?

Op hierdie stadium lyk dit nie of ons projektydlyne en - aflewerbares deur die Covid-19-pandemie beïnvloed sal word nie.

SUNStudent Opleiding

Wanneer sal opleiding vir die SUNStudent-stelsel geskied?

Opleiding sal 'n baie belangrike aspek van hierdie projek wees, en sal na gelang van projekaflewerbares gereël word. Klik op die Opleidingskedule-skedule .

Hoe sal die opleiding geskied?

Besigheidsarea-opleiding sal aangesig tot aangesig geskied of via afstandsopleiding. As gevolg van die Covid-19-pandemie, sal die Fase 1-opleiding (Oriëntasie, CRP en UAT) via afstandsopleiding plaasvind met behulp van Microsoft Teams. Aangesig-tot-aangesig-opleiding kan dalk in die toekoms gebeur en sal in 'n US-rekenaarlokaal deur die US en Serosoft aangebied word.