Algemeen « Informasietegnologie

Algemeen

2018 in oorsig

Donderdag, Desember 6th, 2018

Wat ŉ opwindende jaar het ons nie gehad nie! Terwyl ek hier skryf, het ons sopas nog ŉ uur of twee van beurtkrag betree en is ek dankbaar vir ŉ betroubare skootrekenaar met batterykrag.

Gedurende die Eeufeesjaar van die Universiteit is ŉ aantal moedige besluite gefinaliseer om van die grootste hernieuwingsprojekte van die laaste twee dekades te loods.

Die opvolgstelsels van die twee kern administratiewe toepassings, Studente en Finansiële Bestuur, is evalueer, gekies en einde November deur die Rektoraat goedgekeur. Beide hierdie toepassings, wat oor die volgende twee jaar implementeer word, is modern en innoverend om verskeie redes:

Die stelsels sal in die wolk implementeer word en deur toonaangewende internasionale verskaffers ontwikkel en onderhou word. Dis ŉ belangrike verandering vir die Universiteit wat die bestaande toepassings vir meer as 25 jaar intern ontwikkel en onderhou het.
Die platforms wat hierdie toepassings bedien sal wolk- en nie meer kampusgebaseerd wees nie. Dit sal ŉ groot impak hê op die aard van ons werk en ons in staat stel om hulpbronne verskillend aan te wend en sodoende ons dienste aan die Universiteit te verbeter.

Sover ons kennis strek het geen Suid-Afrikaanse universiteit hierdie toepassings al voorheen na ŉ wolkgebaseerde platform migreer nie.

Die IT-afdeling het hard gewerk om die kwaliteit en volhoubaarheid van ons dienste te verbeter. Die tweejaarlikse kwaliteitverbeteringsverslag is in Augustus voorgelê aan die institusionele Kwaliteitskomitee, is positief ontvang en goedgekeur. Belangrike verbeteringsmylpale is in die verslag genoem, onder andere die vestiging van ŉ nuwe bestuursliggaam en tegnologiebestuur, die Tegnologie- en Informasiekomitee, sowel as verskeie organisatoriese, infrastruktuur- en diensverbeterings.

ŉ Verdere beduidende sukses in 2018 is die ontwikkeling en implementering van die ICT Partner Portal, ŉ stelsel wat ons werksvloei en wisselwerking met ons vennote, kollegas en kliënte vaartbelyn maak en bestuur. Ongeveer 80% van die IT-afdeling se diensprosesse is sedert die stelsel se implementering in September gedefinieer en -konfigureer en meer as 17000 insidente en versoeke is die afgelope drie maande verwerk. Die stelsel is ontwerp sodat daar deursigtigheid vir alle prosesaandeelhouers, kliënte, dienspersoneel en bestuur is ten opsigte van die werksvloei en voltooiing van take.

Die jaar sal ook onthou word vir ŉ skerp toename in kuberaanvalle, veral strikroofpogings. ŉ Gespesialiseerde kubersekuriteitsfunksie is gevestig om die toename in bedreigings te hanteer. Dis egter onthutsend dat ŉ beduidende persentasie van ons mannekrag gevolglik ook deur hierdie verskynsel absorbeer word.

Ons is ook hartseer dat ŉ paar van ons kollegas die span verlaat, sommige vir aftrede, ander vir groener weivelde. Ons wens hulle almal voorspoed toe, veral Callie van der Merwe en Thys de Wet wat hulle hele loopbaan by die Universiteit spandeer het.

Laastens wil ons ook vir prof Stan du Plessis, ons nuwe Uitvoerende Bedryfshoof, bedank vir die eerste volledige jaar van sy leierskap en ondersteuning. Ons is gretig en geïnspireerd om na ŉ kort rustyd 2019 aan te durf met nuwe energie.

Beste wense vir die feesgety!

Attie Juyn

Posted in Algemeen, Ons mense | Comments Off on 2018 in oorsig

Phonet se tyd is verby

Donderdag, Oktober 4th, 2018

When’s the last time you swiped your staff or student card through one of the readers shown on the photo to the right? We’re hoping not recently since this particular technology is on its way out.

The Phonet system has been in use since 1998 and was the brainchild of, now retired, Prof Piet Bakkes, previously affiliated with the Department of Electrical and Electronic Engineering. In recent years usage has decreased rapidly, but a few of these devices are still used for printers and photocopiers on campus. There are currently 58 machines still operating on the Phonet system in 28 different buildings.

As with any technology, Phonet has reached the end of its lifespan and will have to be switched off by the end of the year. The reasons for its termination are various:

We no longer have support from the developer to upgrade and improve the system;
This is the only existing system still utilising the staff or student card’s magnetic strip. Other systems on campus already use the card’s chip to read credits;
We no longer have enough magnetic card programmers available for next year at registration;
No parts are available to upgrade the devices;
The server running the software cannot be upgraded and is, subsequently, posing a serious threat to the security of the rest of the campus network.

Phonet will be switched off for students on 7 December and on 31 December for departmental accounts. For the few remaining users of the system, we advise switching to a newer system before these dates.

For more information, please contact Joshwane Newman at jsnewman@sun.ac.za.

Posted in Algemeen | Comments Off on Phonet se tyd is verby

Nuwe IT aanlynversoekstelsel

Donderdag, Oktober 4th, 2018

Informasietegnologie het onlangs ŉ nuwe, gebruikersvriendelike versoek en insident aanmeldingstelsel vir personeel en studente in werking gestel. Ons doelwit was om die nuwe stelsel op so ŉ manier uit te rol dat julle nie beïnvloed word nie en die proses om versoeke aan te meld eenvoudig bly. Die enigste verskil is ŉ nuwe, skoon en gebruikersvriendelike uitleg. Ons wil jou daarom ook aanmoedig om voortaan gebruik te maak van die aanlyn aanmeldingstelsel, of te wel ICT Partner Portal, om vinniger diens te verseker.

Om dienste te versoek, teken aan op ons ICT Partner Portal by servicedesk.sun.ac.za.

Die ICT-portaal is die sentrale punt waar jy maklik al jou IT-verwante versoeke kan aanteken, sonder om die IT Dienstoonbank te kontak. Hier sal jy ook kan aanlyn kan tred hou met die vordering van jou versoeke.

Sodra jy ŉ diens versoek of ŉ insident of fout aanmeld, sal die stelsel outomaties ŉ versoeknommer aan jou toewys. Die versoeknommer verskyn ook in alle e-pos korrespondensie en opdaterings wat verband hou met jou versoek. Dit verseker dat verwante versoeke saam gegroepeer word en jou informasie makliker toeganklik en geïntegreer word.

Alhoewel die platform se koppelvlak verskillend lyk as die vorige een, sal jy steeds dieselfde aksies kan uitvoer. Alle personeel en studente is outomaties geregistreer as gebruikers – teken net in by servicedesk.sun.ac.za met jou US gebruikersnaam en wagwoord.

Die nuwe koppelvlak lyk so:

Alternatiewelik, indien jy verkies om nie die ICT-portaal te gebruik nie, kan jy ŉ e-pos stuur aan help@sun.ac.za. Die stelsel sal outomaties ŉ versoek aanteken in reaksie op die e-pos. Hou asseblief in gedagte dat hierdie metode moontlik langer kan neem omdat die versoek eers geklassifiseer moet word deur ŉ dienstoonbankagent.

Indien jy onlangs op hierdie wyse diens versoek het, sou jy opgemerk het dat die bevestiging e-pos verskillend lyk as voorheen. (sien voorbeeld onder) Jou e-pos sal ŉ verwysingsnommer, byvoorbeeld ICT-123, jou naam en ŉ skakel waarop jy kan kliek om jou versoek te sien, insluit. Deur op die skakel te kliek, sal jy herlei word na die ICT-portaal waar jy die na status van jou versoek kan kyk en ook kommentaar los vir die betrokke tegnikus.

Die nuwe bevestiging e-pos lyk as volg:

Tags: kontak ons, log a call, log a request, log an incident
Posted in Algemeen, Wenke | Comments Off on Nuwe IT aanlynversoekstelsel

Voor jy weggaan …

Dinsdag, Julie 31st, 2018

Jou kantoor is leeggemaak, jou kollegas gegroet en jy is reg vir jou nuwe werk of om jou aftrede te begin. Maar wat van jou sun e-posadres, jou data en die ander elektroniese dienste wat jy gebruik het terwyl jy by die Universiteit gewerk het? Ons het `n paar wenke en instruksies.

Sodra jou aktiewe rol as personeel verval, word al jou elektroniese dienste ook beëindig. Hierdie proses is nodig om te verseker dat ons netwerk gesond en veilig bly en om te verseker dat ongebruikte, dormante rekeninge nie misbruik word vir kriminele aktiwiteite nie.

M.a.w. vanaf die datum wat jou diens by Stellenbosch Universiteit beëindig word, het jy nie meer `n aktiewe rol by die universiteit nie en kan jy ook nie meer die universiteit se dienste gebruik nie. Voordat jou gebruikersnaam verval, sal jy `n e-pos ontvang van helpinfo@sun.ac.za.

Om te verseker dat jy vroegtydig voorbereid is, stel ons voor jy doen die volgende ten minste drie maande voordat jy die universiteit verlaat:

Skep vir jou `n nuwe e-posadres (as jy nog nie reeds een het nie) Daar is verskeie opsies, byvoorbeeld Gmail of Yahoo.
Stel jou Out of Office funksie vir jou sun.ac.za Outlook-posbus en dui in die boodskap aan wat jou nuwe e-posadres is indien iemand jou moet kontak.
Indien jy jou @sun e-posadres gebruik vir bankdienste, Facebook, DSTV of iCloud rekeninge of enige ander dienste of sosiale media, verander dit na jou nuwe e-posadres. Ons wil ook aanbeveel dat jy jou werksverwante en privaat e-posse apart hou. Skep eerder `n privaat e-posadres vir jou persoonlike korrespondensie.
Indien jy enige persoonlike data op jou elektroniese werktoestelle of netwerkspasie (G: or H: dryf), verwyder dit en stoor dit op jou eie eksterne hardeskyf of aanlyn stoorspasie (b.v. Google Drive of OneDrive).
Maak seker dat al jou relevante werksverwante data toeganklik is vir jou kollegas vir verdere gebruik. Moet egter nie jou wagwoord vir kollegas gee wanneer jy die universiteit verlaat nie aangesien dit `n sekuriteitsrisiko is.
Indien jy enige hulp benodig, kontak Informasietegnologie en een van ons tegnici sal jou bystaan.