So, wat is ECM?
Enterprise Content Management (ECM) is die strategieë,-metodes en gereedskap wat gebruik word om data vas te vang, te bestuur, te stoor, te bewaar, en die inhoud en dokumente met betrekking tot organisatoriese prosesse te bied. ECM het die bestuur van inligting binne die volle omvang van ‘n onderneming of dat die inligting is in die vorm van ‘n papierdokument, ‘n elektroniese leêr, ‘n databasis print stroom, of selfs ‘n e-pos.
Goed, so wat beteken dit eintlik en hoe sal dit my lewe makliker maak? ECM sal vir jou ‘n werksdag vereenvoudig op die volgende maniere:
– Minder papier om te liasseer en organiseer. Uiteindelik `n papierlose kantoor!
– Makliker tred hou met al jou dokumente. Dokumente sal op een sentrale plek wees, nie op vier verskillende mense se pc’s nie.
– Meer aanpasbaarheid.
– Toeganklik vanaf enige plek – of jy met vakansie is in Margate of in `n konferensie sit in Kaapstad.
– Geen verwarring meer wanneer dit kom by te veel weergawes van kritiese dokumente nie. Laaste minuut verwarring voor ‘n vergadering om die nuutste weergawe van die dokument te vind is iets van die verlede.
– Maklik om op te spoor. Jy hoef nie meer deur hope papier te sorteer deur ongeorganiseerde leêrs op jou rekenaar nie.
– Dokumente is veilig gestoor en nie op die perseel in geval van `n brand nie.
Die konsep van die ECM is nie heeltemal nuut op kampus nie. Op die oomblik word SharePoint Team site reeds tot `n mindere mate as `n hulpmiddel gebruik. Om egter ten volle gebruik te maak van die voordele wat ECM kan bied, sal ‘n hele nuwe generasie van SharePoint binnekort geïmplementeer word.
Die implementering hiervan is die eerste stap van ‘n groter projek, wat op ‘n later stadium ook Business Intelligence sal insluit. Op ‘n meer praktiese vlak sal hierdie platform sal ook gebruik word vir alle US-webwerwe.
Deur die hele proses sal IT die vordering van die projek met kampus kommunikeer en sal daar genoegsame geleentheid wees vir almal wat tans betrokke is met die Team sites om opleidingsdae by te woon. Vir ander belangstellendes sal inligtingsessies gehou word om ‘n breër oorsig van die projek te gee.
