Ons het almal reeds een of ander tyd daardie bang voorgevoel gehad: wanneer jy besef die groot onderhoud wat jy gedink het môre is, eintlik vandag is. Of wanneer jy ’n uitstappie met jou beste vriend moet kanselleer, omdat jy vergeet het jy het iets anders aan. Of wanneer jy ’n oproep kry van ’n belangrike persoon om te vra hoekom jy nie by die vergadering met hulle was nie.

Die waarheid van die moderne lewe is: dis besig. Daar is baie waarmee jy op hoogte van moet bly: vergaderings, verjaarsdae, geleenthede en, natuurlik, jou sosiale lewe – om net ’n paar te noem. Om al hierdie goed te probeer onthou is ’n gemors van geestelike energie – energie wat jy beter kan gebruik.

Om van ’n papierbeplanner te gebruik is reeds ’n goeie stap, in die sin dat jy nie meer alles hoef te probeer onthou nie. Maar werklik, om op hoogte van jou lewe te bly kan betermakliker en baie meer pret wees. En dit is presies waar ’n digitale kalender in die prentjie inkom.

’n Digitale kalender:

1. Maak dit vir jou maklik om geleenthede te skep (insluitend dié wat herhalend is) en hulle rond te skuif – wat baie beter is as om goed op ’n papierbeplanner uit te krap of uit te vee;
2. Kan jou skedule in verskillende formate aan jou wys, bv. as ’n lys opkomende geleenthede, ’n dag-sig, week-sig, maand-sig, ens. – nuttig vir verskillende situasies;
3. Laat jou toe om herinnerings te stel vir belangrike geleenthede;
4. Laat jou addisionele inligting stoor m.b.t. ’n geleentheid, bv. waar dit plaasvind, sowel as ’n beskrywing; en
5. Laat jou toe om jou geleenthede te deursoek – baie nuttig in die seldsame gevalle wanneer jy dit nodig het.

As ’n bykomende ekstra dien ’n digitale kalender ook in ’n sekere mate as ’n soort dagboek: jy sal maklik terug kan navigeer om te sien wat jy op ’n spesifieke tydstip in die verlede gedoen het.

Daar is ’n groot verskeidenheid digitale kalender gereedskap wat tans beskikbaar is – sommige as sagteware wat jy op jou rekenaar installeer (bv. Microsoft Outlook) en sommige as “cloud” kalenders (m.a.w. waar jou data sekuur aanlyn gestoor word). Hoewel jy natuurlik kan eksperimenteer om uit te vind wat vir jou werk, is die kanse goed dat Google Calendar – ’n gratis, cloud-gebaseerde kalender – ’n goeie keuse sal wees aangesien dit eenvoudig is om te gebruik en maklik met verskeie toestelle gesinkroniseer kan word (bv. jou foon, tablet en rekenaar).

Google Calendar

Sodra jy aangesluit het, sal jy ’n oningevulde kalender ontvang wat gereed is vir jou om te begin om geleenthede by te voeg. Jy sal vanaf enige rekenaar toegang tot jou kalender kan kry solank jy internettoegang het en die adres hierbo in jou webblaaier insleutel. Indien jy ’n slimfoon of tablet het, is dit maklik om dit op te stel om geleenthede met jou Google Calendar te sinkroniseer, wat beteken jy het jou skedule byderhand (en kan nuwe geleenthede byvoeg) waar jy ook al is. Deur die verwelkomingsblad te lees, sal jy vinnig aan die gaan kom.

Wanneer jy geleenthede invoeg, is dit alles of niks.

Om die meeste uit jou digitale kalender te put, sal jy jouself daartoe moet verbind om alles in te voeg waarmee jy tred wil hou. Dis nou nie meer tyd vir “Dis nie nodig om daardie vergadering in te voeg nie; ek’s seker ek sal dit onthou”. As jy nie na jou kalender kan kyk en kan vertrou dat dit jou ’n volledige beeld van jou skedule gee nie, is dit nutteloos.

In praktiese terme beteken dit dat:

1. Elke keer dat iemand iets met jou wil skeduleer, kyk eers na jou kalender. Die aanvanklike opmerkings deur jou vriende sal ophou sodra hulle sien hoeveel makliker dit jou lewe maak.
2. Sodra jy ’n datum of tyd vir ’n aktiwiteit het, moet jy ’n nuwe geleentheid onmiddellik skep sodat jy nie vergeet om dit later by te voeg nie. Byvoorbeeld, die oomblik wat jy in die klas hoor van ’n toets, jy en jou vriende besluit om saam koffie te drink of jy ’n kennisgewing sien dat jou gunsteling musiekgroep in Aandklas of Bohemia optree, maak ’n vinnige nota daarvan in jou kalender.

Die maklikste manier op albei punte hierbo uit te voer, is om jou kalender op jou foon of tablet op te stel (sien vorige afdeling). Hoewel dit dalk soos ’n lastige gewoonte klink, sal jy vinnig daaraan gewoond raak. En dit is absoluut die moeite werd as jy sien wat jy daaruit sal kry.

Deur eenvoudig na jou kalender te kyk voor jy geleenthede skeduleer en nuwes in te skryf sodra jy van hulle hoor, sal dit reeds vir jou moontlik wees om beter houvas te kry oor die praktiese sake betreffende jou lewe. Gebruik die volgende wysers om selfs meer uit jou kalender te put:

• Skep subkalenders vir verskillende fasette van jou lewe (bv. “Toetse en eksamens”, “Klasse en tuts”, “Projekte” en “Persoonlik en sosiaal”);
• Voeg herhalende geleenthede vir jou klasse by;
• Gebruik geleentheidsbeskrywings om nuttige inligting by te voeg (bv. waaroor ’n toets gaan of die onderwerp van ’n vergadering);
• Voeg inligting by soos “TBC” (To be confirmed) of “TBD” (To be decided) of iets soortgelyks ná geleentheidstitels om tred te hou met geleenthede waarvan die tyd tentatief is (e.g. “Jan se braai TBC”), of met geleenthede waaroor jy nog nie seker is of jy wil gaan of nie. Dit keer dat jy per ongeluk ander geleenthede in daardie tydgleuwe skeduleer omdat jy nie gesien het dat daar reeds ’n kans is dat iets ander gebeur nie.
• Skep ’n daaglikse taaklys op jou kalender deur heeldag- geleenthede in jou kalender in te voeg met “[ ]” voor die titel (bv. “[ ] Koop kruideniersware”). Wanneer jy hierdie taak verrig het, hoef jy net die blokkie te merk deur die teks na “[X]” te verander (bv. “[X] Koop kruideniersware”). Dis ’n eenvoudige truuk maar baie kragtig.

Hoewel die gebruik van ’n digitale kalender sonder twyfel waarde aan jou lewe sal voeg, is daar miskien ’n laaste, meer algemene beginsel wat jy in gedagte moet hou: moenie óór organiseer nie. Laat ruimte vir iets onverwags, spontaan en gelukkig-toevallig; moenie ’n kalender fundamentalis wees nie (“as dit nie op my kalender is nie, vergeet daarvan”). Maar jy moet terselfdertyd ook nie jou beheer oor jou lewe verloor en toelaat dat dit met jou weghol nie. ’n Kalender is tog daar om jou te help om jou lewe te vereenvoudig. En as jy dit góéd gebruik, sal dit beslis gebeur.

[ARTIKEL DEUR JOHANNES JONKER]