E-pos « Informasietegnologie

E-pos

E-pos etiket: moets en moenies

Vrydag, Mei 9th, 2014

As daar een area is waarop etiket-guru Emsie Schoeman nog nie oor kommentaar gelewer het nie, is dit e-pos. Maar moenie dink dat jy etiketriglyne kan ontsnap net omdat die elektroniese wêreld meer informeel is nie. Selfs met e-pos kan jy jouself lelik vasloop as jy jou nie gedra nie.

Jy wonder waarskynlik hoekom daar enigsins iets soos e-pos etiket bestaan, spesifiek binne die maatskappy-opset. Daar is drie (baie goeie) redes, naamlik professionalisme, effektiwiteit en ook beskerming teen aanspreeklikheid vanuit `n regsoogpunt.

Ons het gaan kersopsteek by die internet en hier is net `n paar wenke vir noukeurige e-posgebruikers.

1. Wees presies en tot die punt.
Langdradige e-posse is onnodig. Wees kort en kragtig. Vermy lang sinne. Sinne behoort `n maksumum van 15 tot 20 woorde te bevat.

2. Beantwoord alle vrae en spreek ook moontlike opvolgvrae aan
Sodoende vermy jy `n string e-posse en mors jy nie jou of iemand anders se tyd nie.

3. Spelling en taalgebruik
Slegte spelling en taal skep `n swak indruk en e-posse sonder enige hoofletters of leestekens lees moeilik. Gebruik jou speltoetser ook vir e-posse, nie net vir amptelike dokumente nie.

4. Uitleg
Teks op skerms is moeiliker om te lees en daarom is uitleg ook belangriker. Gebruik kort paragrawe en spasies tussen paragrawe.

5. Gebruik `n veelseggende onderwerp in die Subject-reël
Sit die toepaslike onderwerp waaroor die e-pos gaan in die Subject-reël, sodat die ontvanger onmiddellik weet waaroor dit gaan. Dit spaar tyd en gee konteks.

6. Antwoord vinnig
Die verwagting is dat `n e-pos vinnig beantwoord sal word. Moenie korrespondensie vir dae in jou posbus laat lê as jy dit binne `n minuut kon beantwoord nie. Die standaard is 24 uur, verkieslik nog op dieselfde werksdag. As jy nie dadelik `n antwoord het nie, laat weet dat jy die e-pos ontvang het en so gou moontlik terugvoer sal gee.

7. Groot aanhangsels
Moenie onnodige groot aanhangsels saam met jou e-pos stuur nie. Sommige e-pos bedieners kan dit nie hanteer nie.

8. Hoofletters
Moenie slegs hoofletters hoofletters gebruik nie. Hoofletters impliseer dat jy skree op die ontvanger van die e-pos en kan interpreteer word as onhoflik.

9. Lees voor jy stuur
Moenie oorhaastig `n e-pos stuur nie. Bo en behalwe spelfoute, is dit ook belangrik om seker te maak jy dat jou boodskap duidelik en verstaanbaar is. Onthou dat die ontvanger maklik iets kan misinterpreteer as hy nie van aangesig-tot-aangesig met jou praat nie.

10. Moenie antwoord op gemorspos nie
Selfs al sê dit dat jy moet antwoord as jy dit nie meer wil ontvang nie. Deur te antwoord, bevestig jy dat jou e-pos aktief is en word nog meer e-pos gegenereer. Vee eerder dadelik die e-pos uit.

11. Moenie aflewerings- en leesversoeke aanvra nie
Die kans is goed dat jy die ontvanger gaan irriteer daardeur selfs nog voordat hy jou boodskap ontvang het. Vra eerder direk vir die persoon as jy wil weet.

12. Moenie vra dat boodskappe onttrek word nie
Die boodskap is waarskynlik reeds afgelewer en gelees. So `n versoek lyk onprofessioneel en oneerlik. Stuur eerder `n opvolg e-pos om te verduidelik.

13. Moenie ketting e-posse of valse viruswaarskuwings aanstuur nie
Microsoft gaan nie vir jou geld stuur as jy `n e-pos aanstuur vir 20 mense nie – so ook geen ander maatskappy nie. Die meeste ketting e-posse wat waarsku teen virusse is ook nie geldig nie. Vee dit liewer dadelik uit.

14. Vermy die “high priority”-funksie
Indien jy dié opsie te veel gebruik, verloor dit sy effektiwiteit. Hierbenewens mag jou e-pos ook ietwat aggressief voorkom. Dieselfde geld vir die gebruik van terme soos “DRINGEND” en “BELANGRIK”.

15. Wees versigtig met emotikons en afkortings
Probeer liewer nie om afkortings soos LOL en BTW te gebruik nie. Emotikons soos die :) is ook nie vanpas in besigheid e-posse nie.

BRON: http://www.emailreplies.com en http://www.businessemailetiquette.com

Posted in Kommunikasie, E-pos, Opleiding | 6 Comments »

Jou gids to US informasie

Vrydag, April 11th, 2014

Tot onlangs was dit relatief maklik en vinnig om personeel se telefoonnommers op te spoor. Jy’t net vinnig in Outlook se adreslys gaan loer en gewoonlik het jy dit gekry.

Deesdae verskyn telefoonnommers nie noodwendig meer in Outlook se adreslys nie. Die meeste van ons wend ons dan maar tot Kliëntediens by 9111 vir die tipe navrae. Ongelukkig beskik Kliëntediens nie oor skakelbord funksionaliteit nie en bestaan die vorige skakelbord alreeds sedert 2009 nie meer nie. Buitendien, het jy geweet daar is `n baie makliker en vinniger manier?

http://gids.sun.ac.za/ laat jou nie net toe om enige interne telefoonnommer op te soek nie, maar ook e-posadresse. Bo en behalwe die soekfunksies kan jy jou telefoon- en internetrekening opsoek, jou wagwoord verander en aansoek doen vir `n netwerkregistrasie.

So, vir al jou admin, raadleeg ons eie, plaaslike US-gids.

Unfortunately Client Services doesn’t have a switchboard functionality. The previous switchboard ceased operating at the end of 2009.

Posted in E-pos, Algemeen | Comments Off on Jou gids to US informasie

Nog `n strikroofpoging – dié keer vanaf `n universiteitsrekening

Dinsdag, Februarie 25th, 2014

Onder is `n voorbeeld van `n nuwe strikroofpoging wat skynbaar uitgestuur is deur `n geldige Universiteit e-posadres. Ongelukkig is die e-pos boodskap ook gestuur na ander instellings se adresse en die universiteit word verkeerdelik gekritiseer omdat dit “toegelaat” is.

Onthou: Die enigste doel van hierdie lokvalle is om slagoffers so ver te kry om hul persoonlike inligting weer te gee en sodoende toegang en beheer oor wagwoorde, bankrekeninginligting en ander details te kry.

Informasietegnologie ondersoek reeds dié spesifieke insident, maar hou die volgende in gedagte:

1. Dikwels sal `n outomatiese program gebruik word om `n onegte adres te genereer om die regte versender van die e-pos weg te steek. Die adres word gewoonlik onttrek vanuit `n databasis van “gesteelde adresse.”
2. Die universiteits e-posrekeninghouer is waarskynlik self die slagoffer van strikroof en het hul details aan kuberkriminele verskaf – wat om die beurt gelei het daartoe dat hulle adres of rekenaar ge”kaap” is deur die krininele.
3. In sommige gevalle word `n e-posadres eienaar in diens geneem deur kuberkriminele om hierdie e-posse uit te stuur met die belofte dat hulle geld sal verdien vir hul dienste. (Earn $10 000 per month and work from home). In hierdie geval is dit natuurlik onwaarskynlik, maar dit bly steeds `n groot risiko om te reageer op sulke aanbiedinge.

Op die skermskoot onder, let op die weggeetekens:

… Daar is geen “subject line”

… Dit wil voorkom of dit van `n universiteitswerknemer gestuur is, maar die “reply to” adres is `n ander adres.

… Jy word belowe dat jy `n groot hoeveelheid geld gewen het. Natuurlik is dit `n groot trekpleister van die meeste mense!

[ARTIKEL DEUR DAVID WILES]

Posted in Kommunikasie, E-pos, Sekuriteit | Comments Off on Nog `n strikroofpoging – dié keer vanaf `n universiteitsrekening

Office 365 – die toekoms vir Maties se e-pos

Donderdag, Januarie 30th, 2014

Studentegetalle het oor die afgelope paar jare met rasse skrede toegeneem en daarmee saam die behoefte vir meer e-pos stoorspasie. Tot hede is alle studente se e-pos gehuisves op die universiteit se bedieners, maar die spasie is besig om uit te loop.

Sedert verlede jaar ondersoek Informasietegnologie moontlike oplossings vir die probleem en die gevolgtrekking is dat Office 365 die beste keuse vir studente e-posse in die nabye toekoms sal wees.

MS Office en Microsoft bedryfstelsels word reeds gebruik in studente rekenaargebruiksareas en sal gevolglik maklik kan integreer met bestaande tegnologie.

Hierdie projek is tans nog in die beplanningsfase, maar Microsoft se gratis Office 365-diens sal binnekort implementeer word en alle studente e-posse sal gedurende 2014 na die “cloud” geskuif word.

*Neem kennis dat Office 365 op die stadium nie geinstalleer sal word op US-personeel se rekenaars nie. Office 2010 bly steeds die goedgekeurde sagteware vir gebruik op kampus.*

Posted in E-pos, Studente | 2 Comments »

Netwerktoegang nodig na 31 Maart?

Dinsdag, Januarie 14th, 2014

It may seem far away, but in a little more than 2 months it’s April already. This also means that your network access will no longer be working if you forgot to activate it by 31 March.

Unfortunately network reactivation is a requirement for network usage, but also a fairly fast and painless process.

All network users will receive an e-mail from HELPINFO@SUN.AC.ZA well in advance with the warning that your username will expire shortly if you do not reactivate. To save yourself unnecessary frustration, immediately log on to HTTP://WWW.SUN.AC.ZA/USERADM and reactivate your username.

Make sure you select the correct option. Reactivation is not the same process as changing your password, so don’t click on “Change password”.

The moment your reactivation is submitted, your cost centre manager be e-mailed and able to approve your application. A daily e-mail will also remind the responsible manager of the request and he/she will be able to approve it by logging on at HTTP://WWW.SUN.AC.ZA/USERADM, selecting ”Cost Centre Admin” and view and approve all applications.

Make sure you submit your request early, as cost centre managers still have to approve it before 30 March and only then will your access be reactivated.

If you have been caught off guard and without network access on 1 April, first try the self help option at HTTP://WWW.SUN.AC.ZA/USERADM. (from someone else’s device of course) Select “Reactivate Expired Username” and your username and ID number will be requested to verify it’s you.

You can also contact the IT Service Centre. However, keep in mind that this is usually one of the busiest days of the year at the Service Desk so you’ll have to practice a bit of patience and wait longer than usual.

We also compiled a few FAQ’s to try and answer most of your questions (see below). For any additional enquiries, contact HELP@SUN.AC.ZA

FAQ’S

1. Why do I have to reactivate each year?
To ensure access to network services.

2. To what services will reactivation give me access?
Personal network space (H-drive), departemental shared space (G-drive), e-mail and internet

3. What is the cost of reactivation?
R200-00

4. Are the costs for the different network services billed seperately?
No, but take note that internet usage is levied as it’s generated.

5. What is the procedure for reactivation?
Log on at HTTP://WWW.SUN.AC.ZA/USERADM and select “Reactivate username for 2015″, familiarise yourself with the ECP’s content, select the network services you require, make sure the cost point is correct and click on “Submit”.

6. What is the ECP and do I really have to read and understand it before I reactivate?
The Electronic Communication Policy contains important imformation regarding staff member’s responsibilities when using the SU network. It’s essential that you read and understand it’s contents before reactivation.

7. Can cost centres be changed during the reactivation process?
Yes, changes can be made while reactivating.

8. When will my current network access expire?
31 March 2015

9. I can’t reactivate! What now?
Send an e-mail to HELP@SUN.AC.ZA with a clear explanation of your problem.

10. What happens after I submitted my reactivation application?
The cost centre manager receives and e-mail with the request and processes the application.

11. Should students also reactivate?
No. There are however exceptions if undergraduate students have HR rolls.

12. Can postgraduate Masters and Doctoral students reactivate if they work in departments and have a roll at HR?
Yes.

13. What is the responsibility of the cost centre manager?
Managers have to regularly log in to HTTP://WWW.SUN.AC.ZA/USERADM and use the “Cost Centre Admin” option to go through and process applications.

14. What happens if the cost centre manager isn’t available to approve applications?
Another temporary cost point manager can be assigned by the person responsible for the cost centre.

15. How does a cost centre manager know there are pending applications?
Managers receive a daily e-mail reminding them or they can log in at HTTP://WWW.SUN.AC.ZA/USERADM and select the “Cost Centre Admin” option.

16. What is the difference between a cost centre manager and the person responsible for the cost centre? (according to the financial system)?
The responsible person for a cost centre and the cost centre manager can both approve applications for SU network services.

17. How are staff reminded to reactivate?
E-mails are sent from HELPINFO@SUN.AC.ZA to remind staff of annual reregistration expiry dates.

18. It’s April 1st and I have’t reactivated. Can I still reregister?
Sign on at HTTP://WWW.SUN.AC.ZA/USERADM and select “Reactivate Expired Username”. Take note: The application still has to be processed by a responsible cost centre manager before network registration is activated.

19. Who can I contact to establish if my application was successful?
Your cost centre mangager.

20. What do I do if my cost centre manager rejected my application?
Log in at HTTP://WWW.SUN.AC.ZA/USERADM, select ”Reactivate username for 2014″ and make sure you entered the correct cost centre.

Posted in Kommunikasie, Konnektiwiteit, E-pos | Comments Off on Netwerktoegang nodig na 31 Maart?

IT skakels

US skakels

Onlangse bydraes

Kategorieë

Argiewe