Watter platform moet ek gebruik om my departement/fakulteit of afdeling se webwerf te skep en publiseer? Hierdie is `n vraag wat die afdelings IT en E-kommunikasie op `n gereelde basis gevra word. In antwoord hierop het ons die volgende riglyne en advies saamgestel.

Maar eers, `n paar belangrike beginsels …. Die skep, publiseer en instandhouding van `n webwerf hoef nie uitsluitlik gereserveer te word vir diegene wat meer tegnies georienteerd is nie. Om die waarheid te sê, is dit verkieslik dat hierdie take eerder verrig word deur die mense wat nou betrokke is by die kommunikasie van die afdeling. En om dit te doen, is dit nie nodig dat hulle geskool moet wees in “html, javascript” en ander obskure tegniese hulpmiddels en tale nie.

Tweedens – webwerwe moet al meer en meer vars, dinamies en interaktief wees. Dit beteken dat webonderhoud nie net `n eenmalige oefening is nie, maar `n voortdurende verpligting wat verskeie bydraers en skrywers in die omgewing, gekoördineer deur `n aangewese redakteur, se betrokkenheid vereis.

Waar daar wel professionele en meer tegniese insette nodig is, is by die aanvanklike fase van die webwerfontwerp: die ontwerp van `n spesifieke gebruikersondervinding, grafiese ontwerp en uitleg van inligting (byvoorbeeld template of “master pages”) en die voorbereiding van die tegniese platform. Nadat dit in plek gesit is, is die fokus op die genereer van inhoud en die effektiewe gebruik van die webwerf vir kommunikasie met die afdeling se teikengehoor.

Om dus persone, wat nie geskool is in webtegnologieë nie, te bemagtig om hul eie webwerwe te bestuur en inhoud by te dra en om die voorkoms en algemene “look-and-feel” oor veelvuldige bladsye en webwerwe te verseker, word institusionele webwerwe toenemend op sogenaamde Web Content Management Systems (WCMS) gebou. Daar is verskeie voorbeelde van WCMS’s, insluitende Joomla!, WordPress, Sharepoint, Drupal, Oracle Portal, Nettoolbox, ens. So watter van hierdie behoort jy te gebruik?

Ons beveel die volgende sterk aan:

1. Tot onlangs is baie fakulteit en departementele webwerwe gebou en geskryf op die Oracle Portal WCMS. Hierdie platform nader egter sy vervaltyd en sal oor die volgende paar jaar uitfasseer word. Moet asseblief geen nuwe webwerwe op hierdie platform bou of groot opgraderings doen nie.
2. Die universiteit het amptelik die Microsoft Sharepoint platform geselekteer as die institusionele WCMS vir amptelike webwerwe. Alle nuwe webwerwe moet op Sharepoint gebou word. Beide IT en die E-kommunikasie Afdeling is besig om op te rat vir die nuwe platform en sal mettertyd in staat wees om ondersteuning, sowel as advies oor die gebruik daarvan aan webwerfeienaars te gee.
3. Ons bied ook `n WordPress blogplatform vir webwerwe wat blogfunksionaliteit vereis. Institusionele ondersteuning is beperk, maar WordPress is maklik om te gebruik en ideaal vir klein, losstaande webwerwe.
4. Maak seker dat alle webwerwe die nodig kode bevat wat die data van webgebruik kan aanteken (bekend as Web Analytics). Ons bied `n  PIWIK Web Analytics platform vir die doel, alhoewel jy ook Google Analytics kan gebruik. Wees egter bewus dat gebruikers op kampus Inetkey sal moet gebruik om statistieke te sien indien jy Google analytics verkies. Indien hierdie gebruikers jou teikengehoor is, gaan hulle swakker werksverrigting van jou webwerf ervaar as Inetkey nie oop is nie.
5. Maak seker dat jy vooraf bekend is met die vereistes van die Universiteit se Web Regulasie, wat die bestuur van institusionele webwerwe beheer.

Alhoewel al bogenoemde WCMS’s, sowel as ander wat nie genoem is nie, op ons bedieners gehuisves word en deur baie gebruik word, lewer IT en E-kommunikasie nie WCMS-vlak ondersteuning daarvoor nie.  Entiteite wat binne die afdeling oor die tegniese vaardighede beskik of in staat is om eksterne tegniese ondersteuning te kan bekostig, mag moontlik verkies om daarmee voort te gaan, maar ons beveel aan dat reëlings getref word om mettertyd die webwerwe te migreer na die Sharepoint platform.

Kontak die E-kommunikasie afdeling (ecomms@sun.ac.za) of Gevorderde Ondersteuning, IT (helpinfo@sun.ac.za) om meer te leer oor Sharepoint en om voor te berei vir jou nuwe of opgegradeerde webwerf.

ARTICLE BY RALPH PINA

Jou departement het ingegee en besluit dis tyd vir `n webwerf. Jy is egter gekies as die gelukkige persoon wat die hele projek van begin tot einde moet bestuur. Maak die blote gedagte jou angsbevange? Dis eenvoudiger as wat dit klink.

Kom ons begin by die verskeie tipes webwerwe wat die universiteit huisves. Dit sluit die korporatiewe of institusionele webwerf, fakulteit, skole en akademiese departemente, afdelings, eenhede, sentrum vir uitnemendheid en alle institusionele webwerwe in, sowel as die institusionele webportale: studente portaal; personeel portaal; alumni portaal; voornemende studente portaal, koshuise en studente verenigings, institusionele blogs en wiki-dienste en ander webwerwe van ander geaffilieerde entiteite.

Elke departement, fakulteit, afdeling, sentrum of instituut is verantwoordelik vir sy  eie webwerf. IT verskaf die platform en infrastruktuur, sowel as hulp met die aanvanklike adminstrasieproses. Die bou en onderhoud van die webwerf berus egter by die entiteit self.

So waar begin jy? Daar is `n paar basiese besluite om te neem voor jy by die diep kant inspring.

Eerstens – en hierdie is jou belangrikste besluit – bepaal watter platform aan jou afdeling se behoeftes sal voldoen. Meer gedetaileerde inligting oor die beskikbare platforms, kan hier gevind word.

Goed, so julle het besluit watter platform is die gepaste een, die volgende stap is om iemand aan te wys om die webwerf te bou en in stand te hou. Alhoewel dit die maklikste en vinnigste oplossing sou wees om `n buitemaatskappy te gebruik, hou net in gedagte dat `n webwerf dinamies is en gereeld opgedateer en aangepas moet word. Op die lang duur mag die kostes meer wees. Indien dit enigsins moontlik is, belê eerder in opleiding vir iemand binne die departement.

Laastens, registreer die verantwoordelike persoon as webmeester. Hierdie persoon hoef nie die persoon te wees wat die opdaterings self doen nie, maar dit sal administrasie wel vergemaklik. Die registrasie-aansoek word gedoen deur `n eenvoudige vorm. Sodra die aansoek verwerk is, sal `n e-pos aan die kontakpersoon gegee word met die nodige inligting.

Op die selfhelp-wiki is daar verdere inligting oor onder andere ftp, blog- en wiki-aansoeke, ens. Kontak ons ook gerus vir verdere inligting.