Wat is SUNid en waarvoor word dit gebruik?     

SUNid is die eerste en en `n belangrike bousteen van identiteit-en toegangsbestuur(IAM). Eksterne werkers en besoekers word op hierdie stelsel geskep. Die taak is voorheen deur Menslike Hulpbronne verrig, maar is nou desentraliseer en departemente neem dus self verantwoordelikheid vir eksterne werkers en besoekers by die departement.            

Moet ek dus glad nie meer vir Menslike Hulpbronne kontak vir die skep van eksterne werkers nie?
Nee, Menslike Hulpbronne word net gekontak vir personeellede wat op die betaalstaat van die uinversiteit is.   

Waar begin ek as ek ‘n eksterne werker of besoeker moet skep op SUNid?

• Die hoof van die departement moet eers per epos aan help@sun.ac.za aandui wie in die departement mag optree as “Approvers” op die SUNid stelsel.
• Die epos aan help@sun.ac.za teken ‘n outomatiese versoek aan in IT se versoekestelsel.
• IT Dienstoonbank skep die hoof van die departement as “Sponsor” op SUNid en die persoon wie die hoof aandui as verantwoordelike persoon vir die skep van eksterne werkers en besoekers as “Approver” op SUNid.

Wat moet ek, as “Approver”, nou doen?

Gaan na http://id.sun.ac.za en teken aan met jou gebruikersnaam en wagwoord.

Die volgende skerm sal verskyn:                                 

Waar begin ek om ‘n nuwe eksterne werker/besoeker te skep op SUNid?
Kliek op Search for Identity en verskaf, verkieslik, die US nommer, andersins die ID nommer. 

Sodra die Identity gevind is, sal die res van die inligting op die skerm voltooi word.

• Kliek Next.
• Voltooi al die rooi, verpligte velde op die volgende skerm 
• Kliek Create/Edit Engagement
• Maak seker dat al die inligting korrek ingevul is.
• Kliek op Send For Approval.

Wat ontvang die eksterne werker of besoeker nou?
Die nuwe eksterne werker sal ‘n US-nommer ontvang asook ‘n rol (as eksterne werker)

Wat moet die nuwe eksterne werker of besoeker nou doen?
Die nuwe eksterne werker kan na die kaartkantoor toe gaan (in Administrasiegebou A) om ‘n foto te laat neem, en ‘n US-kaart te ontvang.

Het die nuwe eksterne werker/besoeker ook nou toegang tot epos en internet?
Nee. Toegang tot elektroniese stelsels (soos e-pos, internet) is ‘n volgende stap en word versoek deur die volgende aansoekvorm te voltooi: https://maties2.sun.ac.za/rtad4/network_request/

Wat beteken die onderstaande foutboodskap wanneer ek ‘n eksterne werker / besoeker op SUNid skep?
“This new identity is already known outside SUNid – probably a permanent employee.”
Indien die persoon alreeds  ‘n bestaande rol het en dus nie op SUNid geskep kan word nie, sal dié foutboodskap verskyn. 

Maak seker dat al die inligting korrek voltooi is, kontroleer veral die datums van die nuwe “Engagement”. Indien u nie regkom nie, kontak asseblief IT se Dienstoonbank by 0218084367 of stuur ‘n epos aan help@sun.ac.za om ondersteuning te versoek.

Vir watter periode kan ek ‘n eksterne werker of besoeker op SUNid skep?
Nuwe “Engagements” op SUNid kan vir ‘n maksimum periode van 12 maande geskep word, maar ook vir so kort as `n week. Maak ook seker dat “Engagements” se datums nie mekaar oorvleuel nie. Elke “Engagement” moet ‘n unieke begin-en einddatum hê

Kan ‘n eksterne werker/besoeker se inligting op SUNid gewysig word?
Ja, die volgende opsies is beskikbaar:

Review
Renew
Terminate
Suspend
Transition
Edit Attributes

Moet eksterne werker/besoeker-rolle en herregistrasie vir elektroniese dienste dus jaarliks aktiveer word?
Ja, eposse vanaf helpinfo@sun.ac.za sal ontvang word wat as waarskuwings dien. Moet asseblief nie die eposse ignoreer nie. Alhoewel die eposse sal aandui dat die gebruikersnaam gaan verval, mag dit ook beteken dat dit ook beteken dat die rol gaan verval.

Hoe kan ‘n persoon seker maak dat heraktivering vir elektroniese dienste gedoen is?
Teken aan by http://www.sun.ac.za/useradm en selekteer die opsie:

Beweeg af tot heel onder op die regterkant van die skerm.  Indien die vervaldatum vir “Network/Email” en “Internet” aangedui word as 

 is toegang tot elektroniese dienste in orde vir vanjaar, 2014.

 
Hoe kan ‘n persoon seker maak dat die rol as eksterne werker/besoeker in orde is?
Die “Approver” kan aanteken op SUNid, en die “Search for Engagement” opsie gebruik om te kontroleer of die persoon se rol aktief is.