Click HERE to see the English version of the Constitution

KONSTITUSIONELE BEPALINGS VAN
DIE BERG- EN TOERKLUB (BTK)
VAN DIE UNIVERSITEIT VAN STELLENBOSCH

(As of 18 August 2020)

1. NAAM

1.1.1. Die Berg- en Toerklub (BTK) van die Universiteit van Stellenbosch.

2. DOEL

2.1.1. Om bergklimuitstappies, staptoere en kampe te organiseer en daardeur liefde vir die
natuur en land aan te wakker.

3. LIDMAATSKAP

3.1. Om as lid van die klub te kwalifiseer moet aan een van die volgende voldoen word:

3.1.1. Moet studente aan die U.S. of die personeellede en hul eggenotes van die gemelde inrigting wees.
3.1.2. In uitsonderlike gevalle mag die uitvoerende komitee (dagbestuur), na ’n gemotiveerde skriftelike aansoek, besluit om enige ander persoon as lid toe te laat. Die sulkes sal verplig wees om ’n vrywaringsvorm te teken by inskrywing (sien Bylaag 1).

3.2. Inskrywing van lede geskied jaarliks, so gou as moontlik na aanvang van die akademiese jaar en wel by verteenwoordigers wat deur die bestuur aangestel is. Die bestuur besluit jaarliks op ‘n sluitingsdatum vir alle inskrywings.
3.3. Verandering van ledegeld word met ‘n twee derde meerderheid op ‘n bestuursvergadering
aangebring.
3.4. Die bestuur mag die lidmaatskap van ‘n persoon beëindig wat volgens die oordeel van die bestuur die goeie naam van die klub of die Universiteit benadeel het. So ‘n persoon sal die reg hê om sy/haar saak vooraf aan die bestuur te stel.

4. BESTUUR

4.1. Die bestuur sal hoogstens bestaan uit:
4.1.1.1. Ere-president
4.1.1.2. President
4.1.1.3. Vise-President
4.1.1.4. Voorsitter
4.1.1.5. Ondervoorsitter
4.1.1.6. Tesourier
4.1.1.7. Kospa (Manlik) / Kosma (Vroulik)
4.1.1.8. Kosknaap (Manlik) / Kosdogter (Vroulik)
4.1.1.10. Redakteur: “Stap-Nou”
4.1.1.11. Daguitstappie-leier: Rustig 1
4.1.1.12. Daguitstappie-leier: Rustig 2
4.1.1.13. Daguitstappie-leier: Avontuur
4.1.1.14. Lid vir Naweekuitstappies: Leier 1
4.1.1.15. Lid vir Naweekuitstappies: Leier 2
4.1.1.16. Lid vir Berghut
4.1.1.17. Lid vir Stoor en Toerusting
4.1.1.18. Lid vir Bemarking
4.1.1.19. Lid vir Rekenaar
4.1.1.20. Lid vir Administrasie Tygerberg
4.1.1.21 Lid vir Sosiaal

4.2. Lede van die bestuur moet bona-fide studente van die inrigtings genoem in 3.1.1 wees, met
uitsondering van die ere-president, president en vise-president wat verkieslik oud of huidige universiteitspersoneellede moet wees.
4.3. Die voorsitter, ondervoorsitter, tesourier, en twee bestuurslede verkies deur die bestuur, vorm die uitvoerende komitee (dagbestuur) en is verantwoordelik vir die voorbereidende werk in verband met die aktiwiteite van die klub uitgesonder daguitstappies en berghutkampe.
4.4. Die bestuur word verkies op die jaarvergadering deur die lede van die klub.
4.5. Verkiesingsprosedure:

4.5.1. Skriftelike nominasies met die voorsteller en sekondant se handtekeninge moet by die ondervoorsitter ingelewer word, soos bepaal by die dagbestuur
4.5.2. Nominasies vind plaas vir spesifieke portefeuljes.
4.5.3. Die name van die genomineerdes moet vertoon word op ‘n prominente plek by die vergaderplek vir minstens ‘n kwartier voor die bestuursverkiesing plaasvind.
4.5.4. Elke genomineerde word ‘n geleentheid gegun om ‘n kort voorlegging te maak.
4.5.5. Vrae mag uit die gehoor aan die genomineerdes gevra word. Die proses word gefasiliteer deur die stembuskomitee. Die stembuskomitee het die mag om vrae te weier.
4.5.6. Nadat alle voorleggings en vrae voltooi is, stem die lede teenwoordig by die bestuursverkiesing op ‘n voorafgedrukte stembrief vir hul keuse per bestuursposisie.
4.5.7.1. In die geval waar ‘n genomineerde die meeste stemme het vir meer as een bestuursposisie, word hy die geleentheid gegee om sy voorkeurposisie te kies.
4.5.7.2. Nadat die genomineerde sy keuse uitgeoefen het, word daar vir die ander posisie(s) waarvoor hy ook die meeste stemme gewerf het oor gestem.
4.5.7.3. Indien die genomineerde in 4.5.7.1. vir een van die posisies in 4.5.7.2. wil staan, en dus meer as een bestuursposisie vul, mag hy dit bekend maak en die lede mag dit oorweeg by die herstemming.
4.5.7.4. Voor die herstemming in 4.5.7.2., mag die stembuskomitee verdere vrae aan of voorleggings
deur die genomineerdes toelaat.
4.5.8.1. Die stembuskomitee bestaan uit minstens een lid, en word deur die uitvoerende komitee (dagbestuur) aangestel.
4.5.8.2. Lede van die stembuskomitee het gewone stemregte.
4.5.8.3. Die stembuskomitee sorg dat daar voldoende voorafgedrukte stembriewe beskikbaar is, tel al die stemme, kondig die nuwe bestuurslede af, fasiliteer die voorleggings deur die genomineerdes, die vrae wat aan die genomineerdes gerig word uit die gehoor en hanteer alle ander aktiwiteite met betrekking tot die stemproses by die algemene jaarvergadering.

4.6. Die dienstyd van die bestuur begin met die aanvang van die vierde kwartaal van die universiteit.
4.7. Enige vakature wat in die loop van die dienstyd van die bestuur mag ontstaan word deur die bestuur self gevul of die bestuur kan ’n lid ko-opteer om die vakature te vul vir die duur van die
bestuur se termyn.

4.7.1. Indien daar nie iemand van die huidige bestuur die vakature vul nie, moet die volgende proses gevolg word:

4.7.1.1. Die lede moet in kennis gestel word van die vakature.
4.7.1.2. Daar moet ‘n tydperk van ‘n week verloop waar die lede die geleentheid het om skriftelik aansoek te doen vir die posisie.
4.7.1.3 .Die dagbestuur moet die aansoeke oorweeg en kan, indien nodig, ‘n lid wat aansoek doen versoek om vir ‘n onderhoud te kom.
4.7.1.4. Die dagbestuur moet ‘n kortlys van die kandidate aan die bestuur beskikbaar maak tesame met ‘n tydperk van ‘n dag wat die bestuur kommentaar kan lewer
4.7.1.5. Daarna neem die dagbestuur ‘n besluit met finale krag.
4.7.1.6. Die lede moet in kennis gestel word van die nuwe bestuurslid.

4.8. Bestuursvergaderings word belê na goeddunke van die voorsitter of op versoek van twee
bestuurslede.
4.9. Twee derdes van die bestuurslede vorm ‘n kworum op die bestuursvergadering.
4.10. Op alle vergaderings van die bestuur en van die lede het die Voorsitter slegs ‘n beslissende
stem.

5. LEDEVERGADERING

5.1. ‘n Ledevergadering kan ter enige tyd deur die bestuur belê word.
5.2. Kennisgewings van ‘n ledevergadering, met agenda, moet minstens drie (3) universiteitsdae
voor die tyd vir lede ge-epos word. In gevalle waar ‘n verandering van konstitusie voorgestel word, moet kennisgewings minstens vyf (5) universiteitsdae voor die tyd na lede ge-epos word.
5.3. Die jaarvergadering van lede van die klub vind jaarliks plaas op ‘n datum soos deur die bestuur bepaal.
5.4. Die aantal teenwoordige lede op ‘n ledevergadering vorm ‘n kworum.
5.5. Vir ‘n verandering van konstitusie word ‘n twee derde meerderheidstem van die aanwesige lede vereis.

6. TOERE, UITSTAPPIES EN KAMPE

6.1. Kennisgewings van toere, uitstappies en kampe moet per e-pos en op die vernaamste kennisgewingsborde van die universiteit verskyn.
6.2. Besonderhede in verband met sodanige ekskursies is onderhewig aan wysigings deur die bestuur of betrokke leier.
6.3. Deelname:

6.3.1. Enige lid is geregtig om in te skryf vir ’n aktiwiteit van die klub en toegang daartoe sal deur
6.3.2 – 6.3.5 bepaal word, onderhewig aan 6.3.6.
6.3.2. Nie-US-studente wat lede is, val onder dieselfde kriteria as US-lede, behalwe dat, waar alles anders gelyk is, US-lede voorkeur kry. US-studente wat nie lede is nie kry, waar alles anders gelyk is, ook voorkeur bo nie-US-studente wat ook nie lede is nie.
6.3.3. Vir naweek- en daguitstappies bepaal die volgorde van inskrywing of iemand mag saamgaan op ’n uitstappie of nie. Nie-lede mag eers ’n Universiteitsdag later as lede begin inskryf teen ’n prys soos deur die bestuur vasgestel.
6.3.4. By alle uitstappies kan enige persoon namens iemand anders inskryf op die voorwaarde dat daardie persoon net vir homself en een ander persoon inskryf en dat daardie persoon sy eie asook die ander persoon se geld by inskrywing kan betaal.
6.3.5. Vir toere word die dag van inskrywing met ’n periode van inskrywing vir lede vervang, waar die toerlys aan die einde van die periode bekendgemaak word. Die toerlys word saamgestel volgens die onderstaande rangorde, en slegs toere of uitstappies meegemaak gedurende die laaste drie kalenderjare tel (huidige een ingesluit). Nie-lede mag na die periode van inskrywing begin inskryf.
6.3.5.1. Bestuurslede
6.3.5.2. Persone met die meeste aantal toere
6.3.5.3. Waar toere gelyk is, lede met die meeste dag- en/of naweekuitstappies
6.3.5.4. Waar geen toere gedoen is nie, kry iemand plek as hy/sy voorheen plek op ’n toer geweier is in die betrokke tydperk
6.3.5.4.1. Wanneer ‘n lid plek kry op ‘n toer met die aanvanklike bekendmaking van die toergroep, en weens ander omstandigehede nie meer die toer kan meemaak nie, tel dit nie as ‘n
toer geweier nie.
6.3.5.5. ‘n Ou toeris kry plek op ‘n spesifieke toer indien hy/sy vir die vorige toer waarvoor hy/sy ingeskryf het geweier is in die betrokke tydperk.
6.3.5.5.1. Die voorsiening wat in 6.3.5.5 gemaak word mag nie meer as 20% van die toergroep uitmaak met die aanvanklike bekendmaking van die toergroep nie.
6.3.5.6. As daar andersins geen toere gedoen is nie, tel slegs die persoon se hoeveelheid dag- en/of naweekuitstappies
6.3.5.7. Waar die dag- en/of naweekuitstappies gelyk is, tel die volgorde van inskrywing
6.3.5.8. 20% van toerlede moet eerste toeriste wees. In die geval waar daar minder as 20% eerste toeris inskrywings vir ‘n toer is word die toer gevul met ou toeriste.
6.3.5.9. 20% van die plekke op ‘n toer/uitstappie word gereserveer vir Tygerberg lede in die geval waar daar meer as 20% inskrywings van Tygerberg lede is.
6.3.5.10. Nie meer as die helfte van die 20% in 6.3.5.9 mag eerste toeriste wees nie.
6.3.6. Deelnemers aan ’n aktiwiteit van die klub verbind hulself daartoe om te dien op die komitees waarop hulle aangestel word, tot samewerking in die algemeen en om hulle neer te lê by
die reëlings van die leier of bestuur.
6.3.7. Die dagbestuur het die reg om af te wyk van die normale inskryfstelsel vir die volgende redes:
6.3.7.1. ’n Balans tussen mans en dames moet op toere gehandhaaf word, met diskresie van die dagbestuur.
6.3.7.2. ’n Voldoende aantal ervare of goedgekeurde persone, soos wat die dagbestuur dit nodig ag vir die werking en omstandighede van die toer, moet saamgaan.
6.3.8. Die aantal oud-BTKners op die toer mag nie meer as 5% van die toergroep uitmaak nie (onderhewig aan 6.3.7.1 en 6.3.7.2 hierbo), tensy daar minder as die maksimum aantal inskrywings ontvang is.
6.3.9. Die dagbestuur mag die inskrywing van ‘n lid weier;
6.3.9.1. Indien dit blyk dat hy/sy onwillig is om hom/haar by die besluite van die bestuur neer te lê of die deelname van die lid nie tot voordeel van die toergroep sal strek nie.
6.3.9.2. Indien die lid ouer as 26 jaar is.
6.3.10.1. Onderhewig aan 6.3.10.1, is die dagbestuur in staat om ‘n persoon plek op ‘n toer te gee wanneer sy/haar ouers as toerouers dien.
6.3.10.2. Die voorsitter moet die aard van die betrokke roete in ag neem voordat die begunstigde in
6.3.10. ingesluit kan word, om te verseker dat die persoon nie tot nadeel van die toergroep sal wees nie.
6.3.11. Lede wat geld terugeis na die afloop van ‘n toer het ‘n tydperk van ‘n maand na die
aanvang van die volgende akademiese kwartaal om dit te doen. Daarna dra die bestuur geen verantwoordelikheid tot die eis nie.
6.3.12. Lede mag die volle bedrag toergeld terugeis in die volgende gevalle:
6.3.12.1. Die lid van die toer onttrek voor die toerlys bekend gemaak word.
6.3.12.2. Die lid nie plek op die toer gegee word nie.
6.3.12.3. Die lid van die toer onttrek en sy plek eintlik opgeneem is deur iemand op die waglys.
6.3.13. Lede mag 50% van die volle bedrag toergeld terugeis in die volgende gevalle:
6.3.13.1. Die lid onttrek van die toer binne ‘n redelike tydperk voor die aanvang van die toer, met voorkeur gegee aan bepaling 6.3.12.3.
6.3.13.1.1. ‘n Redelike tydperk sal bepaal word deur die dagbestuur met die spesifieke omstandighede van die toer en die toerlid in ag geneem.
6.3.13.2. Die lid onttrek van die toer weens siekte, met ‘n geldige doktersertifikaat wat vereis dat die lid nie mag deelneem aan die toer nie.

6.4. Onderhewig aan bepaling 6.8 hieronder, neem die voorsitter, president en so ver nodig die orige aanwesige bestuurslede, die leiding op ekskursies van die klub, uitgesonder daguitstappies, naweekuitstappies en berghutkampe. By afwesigheid van die voorsitter, stel die dagbestuur kanidate voor om as leier op te tree en die bestuur besluit as as ‘n geheel watter kanidaat die posisie sal vul.
6.5. Onderhewig aan bepaling 6.8 hieronder, tree die daguitstappie-leier of persoon deur hom aangestel in oorleg met die uitvoerende komitee, as leier by daguitstappies op.
6.6. Onderhewig aan bepaling 6.8 hieronder, tree die lid vir naweekuitstappies of persoon deur  hom aangestel in oorleg met die uitvoerende komitee, as leier by wandelpad-roetes op.
6.7. Onderhewig aan bepaling 6.8 hieronder, tree die lid vir berghut of persoon deur hom aangestel
in oorleg met die uitvoerende komitee, as leier by berghutkampe op.
6.8. Die president het die reg om op ekskursies die leiding oor te neem wanneer hy dit noodsaaklik
ag, met latere verantwoording aan die bestuur. Die vise-president tree op as president by
laasgenoemde se afwesigheid.
6.9. Die bestuur stel vir elke toer, sover moontlik, ‘n chaperone en toervader aan. Die toervader
moet verkieslik die president of die vise-president wees. Indien nie een van hulle beskikbaar is nie
moet dit ’n bekwame leier bekend met die werking van die BTK wees. Die toerouers word deur die
uitvoerende komitee aangestel.
6.10. Die toerleier kry 50% afslag op toere en 100% afslag op die Gala.
6.11. Die kospa/kosma kry 100% afslag op die Gala.
6.12. Die toerouers kry 25% afslag op alle toere
6.13. Die dagbestuur hou die reg voor om in totaal ’n verdere 50% afslag vir enige ander
persoon/persone vir enige toer toe te staan volgens hul goeddunke indien hierdie persoon ’n sleutel
rol op die toer vervul en dit voorkom dat die persoon/persone nie sonder die afslag sal kom toer nie of as hulle erg benadeel sal wees indien hul die volle toerprys sal moet betaal.

6.13.1. Dit word nie outomaties geag ‘n bestuurslid ‘n sleutelrol op ‘n toer vervul nie deur net die feit dat hulle op die bestuur dien nie.

6. 14. Indien die toer/uitstappie ge-subsideer word, tel die subsidie slegs vir lede.

7. FINANSIES

7.1. Die tesourier hanteer die finansies van die klub in ooreenstemming met die finansiële riglyne
soos neergelê.
7.2. Die finansies van die klub word bestuur deur die tesourier volgens die riglyne wat deur die administrasie van die Universiteit van Stellenbosch neergelê is en aan die bestuur voorgelê is vir goedkeuring.
7.3. Die administrasie van die Universiteit van Stellenbosch stel jaarliks ‘n ouditeur aan om die finansies van die klub te kontroleer.

8. ALGEMEEN

8.1. In geval van twyfel aangaande die betekenis of interpretasie van enige bepaling van hierdie konstitusie of van enige huishoudelike reëls, sal die bestuur as finale arbiter optree en sy beslissing sal bindend wees op alle lede.
8.2 In geval van twyfel aangaande die betekenis of interpretasie van enige bepaling as gevolg van taalverskille tussen die Afrikaanse en Engelse konstitusie, sal die Afrikaanse konstitusie bindend wees.