Kommunikasie
(English) Empower yourself to stay safe online
Dinsdag, Oktober 31st, 2023
Microsoft Teams werkverrigting wenke
Dinsdag, Julie 6th, 2021Die meeste US-personeel het waarskynlik al die frustrasie ervaar van gebroke internetverbindings tydens ʼn Teams-vergadering of ander tegniese uitdagings soos swak of gebroke verbindings. Met hierdie kort artikel verskaf ons `n paar wenke om te verseker dat jou volgende Teams-vergadering met die minimum probleme gepaardgaan. Die wenke is verdeel in drie kategorieë:
- Goeie praktyke.
- Voorbereiding vir ʼn moeitevrye vergadering.
- Stappe om te neem indien jy ʼn slegte verbinding het.
Goeie praktyke sluit in:
- Skakel jou rekenaar gereeld aan en af – ten minste een keer per dag. Die af- en aanskakel verwyder prosesse op jou rekenaar wat onnodig hulpbronne gebruik. ʼn Goeie gewoonte is om aan die einde van die dag af te skakel en weer vars in die oggend te begin.
- Doen gereeld opdaterings en verseker dat die bedryfstelsel en toepassings op datum is. Dit behoort normaalweg outomaties te gebeur op rekenaars wat US-bates is.
- Loop gereeld jou anti-virus sagteware om te voorkom dat jou rekenaar virusse kry.
Voorbereiding vir ʼn moeitevrye vergadering, veral belangrik as jy die vergadering lei:
- Maak alle onnodige toepassings toe.
- Toets of jy wel voldoende Internet-bandwydte beskikbaar het. Jy kan dit doen deur ʼn Internet-bandwydte toets te doen met Speedtest by Ookla.
Vir slegs klank en die deel van grafika het jy minder as een MB/sekonde nodig.
Vir die deel van toepassings en die gebruik van jou webkamera, het jy tussen 1 en 2 MB/sekonde nodig.
Vir video het jy verkieslik 2 MB/sekonde nodig. - Toets of jou PC genoeg hulpbronne het.
Vir Windows 10 druk Ctrl + Shift + Esc.
Vir MAC is die ekwivalent die Activity Monitor: Druk Command+Space bar om die Spotlight soekveld op te roep.
Tik Activity Monitor in die soekveld.
Die persentasie CPU-gebruik behoort minder as 50% te wees en die geheue-gebruik onder 60% voordat jy MS Teams gebruik. - Indien MS Teams oop was voor ʼn vergadering, maak dit toe en weer oop te minste 10 minute voor jou vergadering begin. Om dit te doen, regskliek op die Teams-ikoon op die taskbar, kies Quit en maak dit weer oop.
5. Indien jy jou Internet (bv. tuis) met ander gebruikers deel, maak seker dat hulle weet jy is in ʼn vergadering sodat die Internet-verbinding nie onnodig oorlaai word nie (met bv. video’s, TV kyk of opdaterings) Skakel jou kamera af en gebruik slegs oudio as die spoedtoets of rekenaar se hulpbronne beperkings uitgewys het.
6. Indien jy die vergadering lei of aanbied en jy twyfel oor jou verbinding tuis, doen dit eerder vanaf die kantoor of kampus waar dit minder waarskynlik is dat jy probleme sal hê. Gebruik Ethernet (ʼn kabel direk verbind aan jou internetpunt) eerder as Wi-Fi indien dit beskikbaar is.
7. Hou ʼn tweede toestel met Microsoft Teams byderhand vir ingeval, b.v. ʼn selfoon met LTE-data. Oefen om toestelle te wissel sodat jy gewoond is aan hoe dit werk voordat jy `n vergadering moet lei.
Stappe om te neem indien jy ʼn slegte verbinding het.
- Sit die kamera af indien dit aan was.
- Sit inkomende video af (laaste item onder die driepunt-spyskaart)
Jy sal steeds gedeelde skerms en kommentaar kan sien.
3. Skakel oor na ʼn ander toestel as die laaste alternatief, byvoorbeeld MS Teams op jou selfoon of tablet.
Vergroot jou font
Woensdag, April 7th, 2021Lyk die karakters in jou e-posse skielik beduidend kleiner lyk as net `n jaar of twee gelede? Nie? Dan is jy duidelik te jonk. Vir die res van ons – diegene wat hulle oë op skrefies trek in plaas van `n leesbril te kry – daar is ʼn oplossing.
Ons weet almal dat jy die fontgrootte van die teks in, byvoorbeeld, Outlook kan verander. Die enigste probleem is dat die ontvanger aan die ander kant ook jou e-pos in Tahoma, grootte 16 sal moet lees. Ideaal gesproke behoort fontgrootte by verstek 11 of 12 te wees, hetsy jy in Word dokument, Teams of Outlook werk. In plaas van om die fontgrootte te stel kan jy een van die volgende opsies probeer:
- As jy op ʼn skootrekenaar of tablet met ʼn taspaneel werk kan jy die Text Zoom funksie aktiveer deur jou twee vingers wyer uitmekaar te strek. Dit sal die zoomfunksie aktiveer en wat jy ookal op die skerm sien, sal vergroot word.
- Indien jy nie op ʼn skootrekenaar werk nie of nie ʼn taspaneel het nie, maak net `n nuwe e-pos oop, gaan na Format Text op jou Outlookspyskaart en kies die Zoom-opsie. Dit sal jou die opsie gee om die teks tot 200% te vergroot. (Sien onder)
3. Indien jy ʼn muis het met ʼn rolwiel-knoppie het, kan jy ook jou Zoom-vlak aanpas. (sien onder)
4. Nie alle toepassings ondersteun die Text Zoom deur middel van die taspaneel of Ctrl + muis-rolwieletjie nie. Hier is nog ʼn metode in Windows as jy die teks, toepassings of enigiets anders in Windows, bo en behalwe Teams, wil verander. Regskliek net enige plek op jou invalskerm. Kies Display Settings en Scale and layout. Kies die % waarmee jy dit wil vergroot.
As jy steeds sukkel is jy welkom om ʼn versoek aan te teken vir een van ons tegnici op die ICT Partner Portal
FindTime-toepassing vir vergaderings
Woensdag, April 7th, 2021
As jy gereeld vergaderings moet reël weet jy waarskynlik dat dit dikwels ʼn uitdaging is om die gepaste tyd in almal se skedules te kry. Gelukkig het Microsoft ʼn oplossing met een van hulle Office365-toepassings.
FindTime is ʼn addisionele toepassing wat die heen en weer geskarrel om ʼn geskikte dag en tyd vir ʼn vergadering tussen kollegas te vind. Dit is veral handig as persone van eksterne maatskappye ook die vergadering moet bywoon.
Met FindTime skep die organiseerder ʼn meningspeiling waarin die beskikbare datums en tye gelys word. Uitgenooides kan dan stem watter dae en tye hulle die beste sal pas.
Wanneer die peiling opgestel word is die volgende funksies ook beskikbaar:
- Om die vergadering outomaties te skep as almal ooreengekom het op ʼn datum en tyd;
- om tydelik die datums te boek in jou dagboek;
- opdaterings te kry oor die meningspeiling wanneer iemand stem;
- die meningspeiling te sluit sodat ander tye nie voorgestel kan word nie en
- verifikasie deur middel van ʼn PIN.
Die FindTime-toepassing kan bygevoeg word in Outlook 365 (webgebaseerde e-pos, die Outlook-kliënt of Apple OSX). Indien eksterne persone uitgenooi word na ʼn vergadering hoef hulle nie self Outlook te gebruik nie – alles word uitgevoer deur middel van ʼn skakel wat FindTime stuur.
Jy kan self FindTime installeer vanaf Microsoft se webwerf. of ʼn versoek aanteken op die ICT Partner Portal vir een van ons tegnici.
[ARTIKEL DEUR ARLO KOEN]
E-pos aan groot groepe
Maandag, Maart 2nd, 2020Soms is dit nodig om e-pos te stuur aan eksterne studente of ander groot groepe mense wat nie deel is van die sun-domein nie. Indien jy tans Outlook verspreidingslyste gebruik, stel ons voor dat jy oorskakel na die veel vriendeliker en funksionele Sympa verspreidingslys bestuursplatform.
Die motivering agter hierdie voorstel is dat Microsoft tans die aantal e-posse wat iemand kan stuur beperk tot 30 eksterne adresse per minuut. As jy dus na meer ontvangers stuur, sal Microsoft jou rekening outomaties blok as maatreël om gemorspos te voorkom. Meer detail oor Microsoft se beleid kan op hulle webwerf gelees word.
Sympa is e-pos verspreidingslys bestuursagteware (MLM) en het ontstaan in die akademiese rekenaargemeenskap in Frankryk. Die naam is ʼn akroniem vir Système de Multi-Postage Automatique (i.e. Automatic Mailing System) en beteken ook “oulik” of “vriendelik” in Frans. Ons is nie heeltemal seker hoekom die Franse besluit het om hulle e-pos verspreidingstelsel “oulik” te noem nie, maar ons kan bevestig dat dit wel “vriendelik” is om te gebruik.
Deur Sympa te gebruik vir jou groep e-posse, sal jy beter beheer hê oor jou e-posse, asook toegang tot handige funksies soos:
- stel een of meer moderators aan;
- bestuur intekenings en uittekenings;
- skep ʼn gedeelde dokument webspasie vir jou intekenaars;
- antwoord vrae oor die lys van intekenaars en potensiële intekenaars;
- lees die lys-argief;
- soek in die boodskap-argief;
- hersien die lyslede.
Soos jy kan sien, bied Sympa baie meer funksionaliteit as jou standaard Outlook verspreidingslys.
Enige personeellid of student kan Sympa gebruik – gaan bloot na https://sympa.sun.ac.za/sympa en volg die instruksies. Indien jy enige hulp nodig het met die opstelling van jou Sympa verspreidingslys, teken asseblief `n versoek aan op die ICT Partner Portal.